વ્યવસાય માટે લેખન

વ્યવસાય લેખનનો હેતુ કોઈ બીજાને માહિતી પહોંચાડવાનો અથવા તેમની પાસેથી માહિતીની વિનંતી કરવાનો છે. વ્યવસાય માટે અસરકારક લેખન બનવા માટે, તમારે પૂર્ણ, સંક્ષિપ્ત અને સચોટ હોવું આવશ્યક છે. તમારા ટેક્સ્ટને એવી રીતે લખવી જોઈએ કે રીડર તમે જે કહી રહ્યા છો તેને સરળતાથી સમજી શકશો અથવા તેમને પૂછશો.

વ્યવસાય માટે ઘણાં લેખો ઢાળવાળી, નબળી રીતે લખાયેલા, અવ્યવસ્થિત, જાર્ગનથી ભરપૂર, અને અપૂર્ણ છે.

મોટેભાગે તે ક્યાં તો ખૂબ લાંબી અથવા ખૂબ ટૂંકા હોય છે આ તમામ વિશેષતાઓ બિનઅસરકારક વ્યવસાય લેખન માટે ફાળો આપે છે.

શું તમે વેચાણની દરખાસ્ત, તમારા બોસ પર ઇમેઇલ અથવા સોફ્ટવેર પેકેજ માટે સૂચના પુસ્તિકા લખી રહ્યા હોવ, ત્યાં અસરકારક રહેવા માટે તમારે કેટલાંક પગલાંઓ અનુસરવા જોઈએ આ પાંચ પગલાં અનુસરો:

1. તમારી સામગ્રીને ગોઠવો
2. તમારા દર્શકોને ધ્યાનમાં લો
3. તમારા વિચારો લખો
4. તમારી સામગ્રીનો પુરાવો બતાવો
5. તમારી સામગ્રીને સંપાદિત કરો

સંસ્થા કી છે

જો તમે તમારી સામગ્રીને ગોઠવતા નથી તો તે સારી રીતે ચાલશે નહીં અને તે અર્થમાં નથી. લેખન સરળ અથવા જટિલ છે. સ્ટાફની મીટિંગની જાહેરાત કરતી એક ઇમેઇલ લખતી વખતે, તમારા વિચારોને એકઠી કરવા જેટલું જ સરળ છે બીજી તરફ, જો તમે ગ્રાઉન્ડ-બ્રેકિંગ ફાર્માસ્યુટિકલ અજમાયશના પરિણામો લખી રહ્યાં હોવ તો તમારે કદાચ સમાપ્ત સામગ્રીની અગાઉથી જટિલ રૂપરેખા વિકસાવવાની જરૂર પડશે. જે કાર્ય, યોગ્ય સ્તરના સંગઠન વિના (તમારા વિચારોનું આયોજન પણ કરે છે), તમે જેમાં સૌથી વધુ મહત્વના વિષયોને પ્રાધાન્ય આપવાની જરૂર છે અથવા તેમાં નિષ્ફળ રહે તે બધું શામેલ નથી.

અસ્વીકાર અથવા અયોગ્ય ધ્યાન તમારા વ્યવસાયને ઓછા સ્પષ્ટ લખવાનું કરશે.

તમારા પ્રેક્ષકને જાણો

તમે લખવાનું શરૂ કરો તે પહેલાં, તમારા ઇચ્છિત દર્શકો વિશે વિચારો. ઉદાહરણ તરીકે, તમારી કંપનીના નવા 401 (કે) પ્રોગ્રામ વિશે તમારા પ્રસ્તુતિની રજૂઆત જ્યારે તમારી સીએફઓ તેમજ કર્મચારીઓને આપવામાં આવી હોય ત્યારે હોઈ શકે છે, પરંતુ તમે જે વિગતોનો સમાવેશ કરો છો તે બદલાશે.

તમારે ટોન પર વિચાર કરવો જરૂરી છે. તમારી કંપનીને એક ઝડપી ઇમેઇલ, વાર્ષિક કંપની પિકનિકની યાદ અપાવતી, તમારી કંપનીની વાર્ષિક અહેવાલને લગતી તમારી અવજ્ઞા જેવી સમાન સ્વર ધરાવતી નથી.

ઉપરાંત, યાદ રાખો કે તમે તમારા પ્રેક્ષકોને વધુ અસરકારક રીતે વાતચીત કરી શકો છો જો તમે તેના પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરો છો કે તમે શું કહેવા માંગો છો તેના બદલે તમે તેમને સાંભળવા માંગો છો .

ગુડ લેખન વિષેનું એક શબ્દ

સારા લેખકો પાસે લેખનની વિવિધ શૈલીઓ હોય છે. કેટલાક બધું જ લખવાનું પસંદ કરે છે અને પછી પાછા જાઓ અને સંપાદિત કરો. અન્ય લોકો જેમની સાથે જાય તેમ સંપાદન કરવાનું પસંદ કરે છે. કેટલીકવાર તેમની પ્રાધાન્યવાળી શૈલી તેઓ જે લખે છે તેના આધારે બદલાય છે.

જેમ તમે લખો છો (અથવા જ્યારે તમે સંપાદિત કરો છો) લંબાઈથી સાવચેત રહો. તમારા અર્થને સ્પષ્ટ કરવા માટે તમારે પૂરતી શબ્દોનો ઉપયોગ કરવો જોઈએ, પરંતુ તેને ફ્લાવરી બનાવવા માટે બિનજરૂરી શબ્દોનો ઉપયોગ કરતા નથી. વ્યાપાર લેખન સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત હોવું જરૂરી છે, વર્બોઝ અને ફ્લાવરી નહીં. યાદ રાખો, કોઈ વ્યવસાયમાં કોઈ પણ જરૂરી કરતાં વધુ વાંચવા માટે સમય નથી.

બીજી બાજુ, તમારા ભાગને ખૂબ ટૂંકા ન બનાવો. તમારે પૂરતું લખવું જોઈએ કે જેથી તમારો અર્થ સ્પષ્ટ છે અને તે ગેરસમજ નહીં કરવામાં આવશે. કલ્પના કરો કે વેરહાઉસમાં સાધનનો એક ભાગ લેબલ કરવામાં આવ્યો હોય તો "વપરાય છે પણ સારું." તે અસ્પષ્ટ હશે જો તેનો અર્થ એ કે સાધનોનો ભાગ ઘણો ઉપયોગ કરવામાં આવ્યો છે, અથવા સાધનનો ટુકડો નવો નવો પરંતુ હજી પણ કાર્યાત્મક છે.

થોડા વધારાના શબ્દો અર્થ સ્પષ્ટ કરી હોત. પણ, વર્ણનો અથવા સંક્ષિપ્ત શબ્દોનો ઉપયોગ કરવાનું ટાળો કારણ કે તેઓ જુદા જુદા વાચકોને જુદા જુદા વસ્તુઓનો અર્થ કરી શકે છે. તમારી લેખન શૈલીની અનુલક્ષીને, બધા લેખકોને તમામ લેખિત સામગ્રી, ઇમેઇલ્સ,

પુરાવો અને સંપાદિત કરો

તમારી લેખિત શૈલીને અનુલક્ષીને, બધા લેખકોએ બધી લેખિત સામગ્રીને સાબિતી અને સંપાદિત કરવાની જરૂર છે, ઇમેઇલ્સ પણ. તમે લેખન પૂર્ણ કરી લીધા પછી, તમારા કાર્યને છૂપાવો. પછી તમે તેને સંપાદિત કરવાની જરૂર પડી શકે છે. પ્રૂફ્રીડીંગ એ તમે જે વાંચ્યું છે તે ફરીથી વાંચી રહ્યા છો તે સુનિશ્ચિત કરવા માટે તમારા માથાના તમામ શબ્દો કાગળ પર યોગ્ય રીતે બનાવેલ છે. કારણ કે અમારા મગજ અમારી આંગળીઓ કરતા વધુ ઝડપથી કાર્ય કરે છે, તમે શબ્દો છોડી શકો છો, અંત છોડી શકો છો, અથવા ખોટા હોમોનીમનો ઉપયોગ કરી શકો છો (દા.ત., "તેમના" ને બદલે "ત્યાં"). પ્રૂફ્રીડિંગ આ ભૂલોને પકડી રાખે છે દેખીતી રીતે, એક-લાઇનની ઇ-મેઇલનું પ્રુફ્યુરીંગ સરળ છે અને તમે લખો તેટલું જ તેના પર ગ્લેશ કરી શકો છો.

જો કે, જો તમે સૂચના માર્ગદર્શિકા લખી રહ્યાં છો, તો તમારી પ્રૂફરીંગ વધુ જટિલ હશે અને વધુ સમય લેશે.

તમારી સામગ્રીને છૂપાવવા પછી, તે સંપાદન કરવાનો સમય છે. ક્યારેક પ્રૂફરીડીંગ અને એડિટિંગ એકસાથે કરી શકાય છે, પરંતુ જ્યારે તે ક્રમશઃ કરવામાં આવે ત્યારે તે વધુ અસરકારક છે.

તમે જે કારણ ફેરફાર કરો છો તે સામગ્રીને સુધારવા (અને વાંચવા માટે) વધુ સારી રીતે બનાવવા માટે તમે જે લખ્યું છે તેને ઠીક કરવા અથવા બદલવા માટે છે વ્યવસાય માટે લખતી વખતે, આનો અર્થ એ છે કે ભૂલો સુધારવી અને શક્ય તેટલું સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત લખાણ બનાવવું.

તમે નવલકથા લખી રહ્યાં નથી

જ્યારે તમે વ્યવસાય માટે લખી રહ્યાં છો ત્યારે તમે આગામી "મહાન અમેરિકન નવલકથા" લખી રહ્યાં નથી. તમારી લેખન જરૂરી તરીકે વર્ણનાત્મક હોવા જોઈએ, પરંતુ મોટા શબ્દો અને વાણીના આંકડાઓ દ્વારા તમને આબેહૂબ શબ્દ ચિત્રોને રંગવાની જરૂર નથી. જો તમે "ગ્લાસ ગૃહો" નો અર્થ કરો છો તો "ગ્લાસ ગૃહો" લખો નહીં "વેટ્રીઅસ ડોમિસીલ્સ" લખો.