કર્મચારી પ્રશ્નો સાથે વ્યવહાર માટે બેઠક વ્યૂહરચનાઓ
પરંતુ વિપરીત પણ સાચી હોઈ શકે છે: હકારાત્મક વાતચીત શરૂ કરો અને અન્યને તેમાં જોડાવા માટે આમંત્રિત કરો અને પરિણામે એક ઉત્પાદક મીટિંગ હોઇ શકે છે, જેમાં દરેકને દૂર રહેવું એ લાગણીની લાગણી તેમના સમયની હતી.
બિઝનેસ બેઠકો વિશેની સૌથી મોટી ફરિયાદો એ છે કે તે ઘણી વખત બિનજરૂરી છે અને મૂલ્યવાન કામના સમયનો કચરો છે. ખાતરી કરો કે તમે સ્પષ્ટપણે તમારી મીટિંગનો હેતુ સ્પષ્ટ રીતે જણાવો , અગાઉથી તમે બેઠકમાં (તેમજ કોઈ પણ ખુલ્લી ચર્ચાઓ) સમર્પિત થવાના સમયની રકમ નક્કી કરો અને પછી મીટિંગ વિષયો અને આયોજિત અવધિને વળગી રહો. તમે મીટિંગ આઇસબ્રેકર અથવા વોર્મ-અપ પ્રવૃત્તિ સાથે બેઠકો વધુ રસપ્રદ બનાવી શકો છો.
અહીં એવા કર્મચારીઓ સાથે વ્યવહાર કરવા માટેની વ્યૂહરચનાઓ છે કે જે મીટિંગ્સ દરમિયાન પ્રશ્નો ઉભા કરે છે કે તમે તરત જ જવાબ આપવા નથી માગતા, અથવા તમે મીટિંગ દરમિયાન કોઈપણ સમયે સંબોધવા નથી માગતા.
જ્યારે તરત જ પ્રશ્ન પર કાર્યવાહી કરો
જો કોઈ પ્રશ્ન સમયસર અને કાર્ય પર હોય અને તમને લાગતું હોય કે તેનો સંબોધ કરવો જોઈએ, તરત જ તેને જવાબ આપો-પરંતુ થોડા સમય પછી-અને પછી જણાવ્યા પ્રમાણે તમને સમય પૂરો થાય ત્યારે સભાના અંતે વધુ પ્રશ્નો ઉભા થશે.
તમારા નિવેદનને આધાર આપો કે તમે બોડી લેંગ્વેજ સાથે આગળ વધી રહ્યા છો. તમારી નોંધો જુઓ અથવા વાઇટબોર્ડ, વગેરેનો સામનો કરો. આંખના સંપર્કને તોડી નાંખીને તમે બતાવી શકો છો કે તમે આગળ વધી રહ્યા છો. જો તમે પ્રેક્ષકો (ખાસ કરીને ઊભા થયેલા ભીંતો સાથે) માં જોશો તો તમે વધુ સંકેતો માટે એક સિગ્નલ મોકલી રહ્યાં છો જે તમે ખોલ્યા છો.
જો પ્રેક્ષકો નકારાત્મક અથવા પ્રતિકૂળ છે, તો તેમની ચિંતાઓ સ્વીકારો છો પરંતુ માત્ર આડકતરી રીતે. તમને સમજાવી અને તેમની ચિંતાઓ શેર કરવા માટે થોડો સમય ફાળવો પરંતુ જો તમે વિષયથી દૂર દૂર કરો તો કંઈ જ કરવામાં આવશે નહીં. સૂચન કરો કે લોકો તેમના પ્રશ્નોને પછીથી લખી લે છે, અથવા તમારી સાથે ખાનગીમાં મળવાની વ્યવસ્થા કરો જ્યાં તમે તેમની ચિંતાઓ વધુ વિગતવાર પર ચર્ચા કરી શકો.
એક પ્રશ્નનો જવાબ સહેલાઇથી આવે છે કારણ કે તે:
- કોઈ બેઠક ધારકને એવી કોઈ સંબોધવાની મંજૂરી આપે છે જે તેઓ વિશે વિચાર્યું ન હોય;
- તે એક સંદેશ મોકલે છે જે તમે તમારા દર્શકોને સાંભળી રહ્યાં છો;
- ફક્ત એક જ પ્રશ્ન લઈને, તમે સંદેશો પણ મોકલો છો કે તમે હજુ પણ મીટિંગના નિયંત્રણમાં છો પરંતુ હાજરી શું વિચારી રહ્યાં છે તેની કાળજી રાખો.
કેવી રીતે કુશળતાપૂર્વક એક પ્રશ્ન ભરવા માટે
જો પ્રશ્ન પૂછવામાં આવે તો બેઠકમાં પછીથી સંબોધવામાં આવશે, રાજ્ય, "તે એક સારો પ્રશ્ન છે અને એક જે અમે ટૂંક સમયમાં સંબોધન કરીશું."
જો પૂછવામાં આવતો પ્રશ્ન બોલ-વિષય છે અને મીટિંગમાં સંબોધવામાં નહીં આવે, તો ઠરાવ માટે ચોક્કસ સૂચનોનો સમૂહ આપો. જો તમે કોઈ પ્રશ્નનો જવાબ આપવા અથવા ચુકાદો આપવાનો ઇનકાર કરો છો, તો "આ મીટિંગનો હેતુ નથી", તમે તમારા કર્મચારીઓને ખોટી સંદેશ મોકલવાનું સમાપ્ત કરી શકો છો: વ્યવસ્થાપનની કાળજી નથી.
સભામાં વિશે વાત કરવામાં આવશે નહીં તેવા સવાલોને ઉકેલવા માટેનો બીજો રસ્તો વ્યક્તિને તમારી ચિંતાઓ અંગે વધુ વિગત માટે ચર્ચા કરવા તમારી સાથે (અથવા વ્યવસ્થાપનના અન્ય યોગ્ય સભ્ય) મળવા માટે પૂછવું છે.
તમે કદાચ સૂચિત કરી શકો છો (જો યોગ્ય હોય તો) તે પ્રશ્ન ભવિષ્યના સમયની એક અલગ મીટિંગમાં સંબોધિત થવાના વિચારને બાંહેધરી આપવા માટે મહત્વપૂર્ણ છે.
એક કાયદેસર કાયદેસર મદદરૂપ છે કારણ કે:
- કામચલાઉ કામના પર્યાવરણમાં કર્મચારીઓ તેમના વિચારો બોલવા માટે ખૂબ જ સ્વતંત્ર લાગે શકે છે અને બેઠકમાં નિયંત્રણ લઈ શકે છે;
- સૌથી વધુ ગુસ્સો અથવા અસંતુષ્ટ કર્મચારીઓ અન્ય કંઈપણ કરતાં વધુ સાંભળવા માંગો છો યોગ્ય સમયે અને સેટિંગમાં તેમને ઊંડાણવાળી બોર્ડ આપવી મોટી સમસ્યાઓ બની નાની સમસ્યાઓ ટાળવામાં મદદ કરી શકે છે; અને
- કર્મચારીઓને સારા નેતૃત્વની જરૂર છે અને પ્રતિસાદ આપે છે જો વ્યવસ્થાપન યોગ્ય અને સંતુલિત રીતે નિયંત્રણ જાળવી રાખે છે, તો તે સંદેશાને મેનેજમેન્ટને સાંભળે છે, પરંતુ મેનેજમેન્ટ યોગ્ય સીમાઓ સુયોજિત કરે છે.