જો તમે તમારી સંસ્થાના પ્રતિનિધિ તરીકે પત્ર લખી રહ્યાં છો, તો જાણો છો કે જ્યારે કેટલીક કંપનીઓ તેમના કર્મચારીઓને મુક્ત પત્ર લખવા માટે પરવાનગી આપે છે, અન્ય લોકો તેમને સંપૂર્ણ રીતે સેન્સર અથવા પ્રતિબંધિત કરી શકે છે
તેથી, સંમતિ પહેલાં તમારી નોકરીદાતાની નીતિઓ શું છે તે જાણવા માટે ખાતરી કરો.
ઘણાં સંગઠનોમાં પણ સંદર્ભો માનવ સંસાધનો (એચઆર) દ્વારા પસાર થાય છે. આગળ વધવા પહેલાં તમારી કંપનીની નીતિઓ સાથે તપાસ કરો.
જો તમે વ્યવસાયના માલિક છો અને વર્તમાન અથવા ભૂતપૂર્વ ઠેકેદાર તમારા તરફથી ભલામણ પત્રની વિનંતિ કરે છે, તો તમારા સત્તાનો ઉપયોગ કરવા માટે નીચેની માર્ગદર્શિકા વાંચો.
જ્યારે તમે ભલામણ પત્ર લખવો જોઈએ
ઉમેદવાર એવી વ્યક્તિ હોવો જોઈએ કે જેને તમે સારી રીતે જાણો છો અને જેની સાથે તમે તાજેતરમાં કામ કર્યુ છે. ઉદાહરણ તરીકે, તમે સંભવતઃ દસ વર્ષ પહેલાં કામ કરેલ વ્યક્તિ માટે ભલામણ કરી શકતા નથી અથવા જેની સાથે તમે માત્ર એક મહિના માટે કામ કર્યું હતું. ભલે તે લાલચ થઈ શકે, તેમ છતાં તમે જૂના અથવા તો પૂરતી માહિતી પર આધાર રાખશો, જે બંને ભ્રામક હોઇ શકે છે માત્ર જાણવા માટે કોઈ રીત નથી. તેથી, જ્યાં સુધી તમે કોઈની પ્રવર્તમાન કુશળતા સાથે વાત કરી શકતા ન હો, તો તમારી વિનંતીને નમ્રતાથી નકારી કાઢો.
તમારે ઉમેદવારને ભૂમિકા વિશે જાણવું જોઈએ જે તમને અર્થપૂર્ણ સંદર્ભ લખવા માટે પરવાનગી આપે છે. દાખલા તરીકે, જો તમે વ્યક્તિ સાથે ફ્રીલાન્સ લેખક તરીકે કામ કર્યું હોય પરંતુ તે હવે ડોગ વૉકિંગ બિઝનેસ શરૂ કરી રહ્યા છે, તો તમે બીજા ક્ષેત્રમાં તેમની કુશળતાને પ્રમાણિત કરી શકતા નથી.
આવા કિસ્સાઓમાં, તે શ્રેષ્ઠ છે તે ઘટાડવું અને કદાચ કોઈ વધુ સારા ઉમેદવાર કોણ કરશે તે અંગે સલાહ આપે છે. જો તે ડોગ વૉકિંગ વ્યવસાય શરૂ કરવા માંગે છે, તો તે પહેલાથી જ એક સ્થિર અસીલો છે જે ખરેખર તેમની ક્ષમતાઓ માટે ખાતરી કરી શકે છે.
ફક્ત પત્ર લખો જો તમે પ્રામાણિકપણે હકારાત્મક સંદર્ભ આપી શકો. જો તમે તેમની કામગીરી વિશે કહેવા માટે હકારાત્મક નથી, તો પ્રમાણિક વસ્તુ કરો અને કહો કે તમે ફાળો આપી શકતા નથી.
જો તમને કોઈ બહાનું આપવાનું બંધાયેલા લાગે તો શા માટે:
- સંપૂર્ણપણે પ્રમાણિક રહો અને કહેવું કે તમે તેમના વતી આરામદાયક લેખન અનુભવતા નથી.
- સફેદ અસત્યને કહો, જેમ કે, "હું ભલામણ અક્ષરો લખવાની સ્થિતિમાં નથી."
ભલે તમને અણગમો અથવા દોષિત લાગે, તમારા અંતર્જ્ઞાન પર વિશ્વાસ કરો. ઉપરાંત, એક બિનઅનુભવી પત્ર એ અરજદાર કે તેના સંભવિત નોકરીદાતાને સારી સેવા આપતો નથી.
હકીકતોને વળગી રહો
એકવાર તમે પત્ર લખવા માટે સંમત થાઓ, તે ધ્યાન કેન્દ્રિત રાખો અને માત્ર માહિતી શામેલ છે જે હકીકતલક્ષી અને સાચું છે . સખત અભિપ્રાય ધરાવતી વસ્તુ કહેવાનું ટાળો - તે ભાવિ રોજગાર માટે કોઈ વ્યક્તિને ધ્યાનમાં લેવામાં આવે તે સામે કાર્ય કરી શકે છે અને તે સંભવિત રૂપે તમારા અને તમારી કંપની માટે કાનૂની સમસ્યાઓમાં પરિણમી શકે છે. જેમ કે, "લુઇસા એક તેજસ્વી લેખક છે," જેમ કે એક ઉચ્ચ દાવો બનાવી રહ્યા છે, તેના પોતાના પર જોખમી છે. તમે તેને બહારની માન્યતા અથવા તેના કાર્યને પ્રાપ્ત કરેલ એવો એવોર્ડ સાથે સમર્થન કરવામાં સમર્થ હોવા જોઈએ. જો તમે ન કરી શકો, તો તમે કહી શકો, "લુઇસાએ સતત અમારા માટે ઉત્તમ સામગ્રી બનાવી છે."
એ જ નસમાં, અતિશયોજિત અને વધારે પડતા હકારાત્મક નિવેદનો ટાળવો. જો તમે કોઈ વ્યક્તિને ખૂબ વધારે બિલ્ડ કરો, તો ભવિષ્યમાં ક્લાયન્ટ્સ અથવા નોકરીદાતાઓ સાથે પત્રમાં કોઈ વજન નહી હોય શકે.
સંદર્ભ પત્ર માળખું કેવી રીતે
1. તમારી સ્થિતિ અને ઉમેદવાર સાથેના સંબંધને સ્થાપિત કરવા માટે પ્રારંભિક ફકરામાં જાતે દાખલ કરો.
વાચકને જણાવો કે તમે આવા પત્રને તૈયાર કરવા માટે કેમ લાયક છો?
2. ઉમેદવાર વિશેની હકીકતોની ખાતરી કરો અને જ્યાં તે વર્તમાનમાં કાર્યરત છે (જો તે હોય):
- વ્યક્તિનું કામ શીર્ષક અને કંપની
- તમે કેટલા સમયથી વ્યક્તિ સાથે કામ કર્યું
- જ્યારે તમે વ્યક્તિ સાથે કામ કર્યું હોય, જો તમે વર્તમાનમાં નહી
- તમારા વ્યવસાય સંબંધની પ્રકૃતિ અથવા તમે જે ઉમેદવાર સાથે કામ કર્યું હોય તે ક્ષમતા.
- તેમની પ્રોફેશનલ સેવાઓથી સંબંધિત ઉમેદવારના કુશળતા અને ગુણવત્તાના તમારા ચુકાદાને ઑફર કરો. લેખન કૌશલ્ય, સમસ્યાનો ઉકેલ અથવા સમય વ્યવસ્થાપન જેવા તેમના સૌથી મૂલ્યવાન લક્ષણો પર ભાર મૂકે છે. તમે કોઈપણ અપવાદરૂપ ક્ષમતાઓને ડ્રો કરી શકો છો, જણાવે છે કે તમે તેમને ઉમળકાભેર પુનર્નિર્માણ કરશો અને તમારી વ્યાવસાયિક સેવાઓથી તમને અને તમારા સંગઠનને કેવી રીતે ફાયદો થયો તે વિશેષપણે નોંધો.
4. ફાઇનલ ફકરોનો ઉપયોગ કરવા માટે કોઈપણ વધારાના ઉદાહરણો અથવા ટુચકાઓ ઉમેરવા તરીકે તમે ફિટ જુઓ.
5. છેવટે, કોઈ વધુ પ્રશ્નોના જવાબ આપવા અથવા ફોલો-અપ માહિતી પૂરી પાડવાની ઓફર કરીને બંધ.
વ્યાવસાયિક સંદર્ભ પત્રો વ્યવસાયિક સેવાઓની ભલામણ કરે છે
વ્યવસાયિક સેવાઓની ભલામણ કરતા નીચેના વ્યાવસાયિક સંદર્ભ પત્રોની સમીક્ષા કરો.
ઉદાહરણ # 1
શ્રી ઇગ્લેસ્ટેન,
હું ડીએલ લાઇટહાર્ટ, સીપીએના સેવાઓની ભલામણ કરવા લખું છું. ડેનિયલ છેલ્લાં પંદર વર્ષથી અમારા કાયદાની ફરજ માટે અમારા એકાઉન્ટન્ટ અને બુકસીપર તરીકે કામ કરી રહ્યો છે. વિગતવાર તેમના જ્ઞાન અને ધ્યાન તાજેતરના મંદી દરમિયાન અને મુખ્ય રિસ્ટ્રકચર મારફતે અમારી કંપની ટ્રેક પર રાખવામાં સહાયક છે.
મને ડેનિયલની એકાઉન્ટિંગ સેવાઓની ભલામણ કરવામાં વિશ્વાસ છે
તેઓ ફક્ત મારી સંપૂર્ણ ચિંતામાં જ ચર્ચા કરવા અને પ્રશ્નોના જવાબ આપવા માટે સમય ફાળવવા માટે તૈયાર છે, પરંતુ સાથે કામ કરવાનું પણ સરળ છે.
જો તમારી પાસે કોઈ વધુ પ્રશ્નો હોય, તો કૃપા કરીને મને સંપર્ક કરવા માટે નિઃસંકોચ કરો.
સાદર,
ઍનેબેલે સેબાસ્ટિયન
પાર્ટનર, સેબેસ્ટિયન એન્ડ એસોસિએટ્સ
ઓફિસ: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
ઉદાહરણ # 2
પ્રિય શ્રીમતી કેલી,
હું એબીસીના વાઈસ પ્રેસિડેન્ટ છું. માઈકલા બ્રાઉનની માર્કેટીંગ સર્વિસની ભલામણ માટે હું લખી રહ્યો છું. મીલીયા જુલાઈ 2012 થી જાન્યુઆરી 2016 દરમિયાન અમારા માટે ઘણા સફળ ઝુંબેશો બનાવી અને અમલ કરી.
તેણીની ડિઝાઇન સોફ્ટવેર કુશળતા, તેણીના સહયોગી અને નવીન ભાવથી જોડાયેલી, તેણે અમારા સૌથી વધુ નોંધપાત્ર પ્રોજેક્ટ્સ માટે ગો ટુ નિષ્ણાત બનાવી. ફોરવર્ડ-વિચારસરણીની વ્યૂહરચનાઓનો ઉપયોગ કરીને તેમણે માત્ર ત્રણ મહિનામાં 1,000 થી વધારીને 52,000 સુધી એકલા હાથે અમારી ટ્વિટર લીધી. તે વિગતવાર-લક્ષી, સંગઠિત અને રચનાત્મક પ્રતિક્રિયા માટે હંમેશાં ખુલ્લું છે, અમારા વ્યવસાય સંબંધો બંને સહેલું અને સુખદ બનાવે છે.
હું મિલાઆને એવી ભૂમિકા માટે ભલામણ કરું છું કે જેના દ્વારા તેણીએ તેની નોંધપાત્ર રચનાત્મકતા અને સમર્પણનું યોગદાન આપી શકે. જો ભાડે હોય તો મને વિશ્વાસ છે કે તે તમારા નવા પ્રયાસોને નવી ઊંચાઇએ લઇ જશે.
જો તમારી પાસે કોઈ વધુ પ્રશ્નો હોય, તો કૃપા કરીને મને સંપર્ક કરવા માટે નિઃસંકોચ કરો.
સાદર,
લિસા મૂરે
ઉપપ્રમુખ, એબીસી ઘડિયાળ
ઓફિસ: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
કોઈ પણ અનુવર્તી પ્રશ્નોનો જવાબ આપો
સંભવિત નોકરી ઉમેદવાર અથવા સેવા પ્રદાતા માટે આ ભલામણ પત્ર મોકલવો અને આ ફોર્મેટને અનુસરીને, તમે સંભવિત ગ્રાહક અથવા નોકરીદાતાને મદદરૂપ માહિતી પ્રદાન કરશો. તમે એક સરળ "આભાર" પ્રતિભાવ મેળવી શકો છો, અથવા તેઓ અરજદાર વિશે વધુ વિગતવાર પ્રશ્નો પૂછી શકે છે. કોઈપણ કિસ્સામાં, તરત જવાબ આપવા માટે ખાતરી કરો.