કારોબારી સહાયક કુશળતા યાદી અને ઉદાહરણો

by એલિસન ડોયલ

રિઝ્યુમ્સ, કવર લેટર્સ અને ઇન્ટરવ્યુ માટે કી સ્કિલ્સ

વહીવટી મદદનીશો એ વહીવટી મદદનીશો અથવા સચિવો જેવા જ છે કે જેમાં તેઓ કોઈ બીજાના કાર્યને ટેકો આપે છે - સામાન્ય રીતે કાર્યકારી - ઓફિસ ફરજોનું સંચાલન કરતા અથવા નિરીક્ષણ દ્વારા. તફાવત એ છે કે વહીવટી સહાયક ખાસ કરીને ટોચના એક્ઝિક્યુટિવ માટે વરિષ્ઠ ઓફિસ સ્ટાફનો સભ્ય છે. તેનો અર્થ એ કે અન્ય ઓફિસ સ્ટાફનું નિરીક્ષણ અને પ્રશિક્ષણ કરવું અને કંપનીની સફળતા પર નાટકીય પ્રભાવ હોઇ શકે તેવા કાર્યોનો પણ સામનો કરવો.

ઘણી કંપનીઓએ વહીવટી સહાયકોને કેટલાક સંબંધિત કૉલેજ અભ્યાસ પૂર્ણ કરવાની અપેક્ષા રાખવી પડે છે, જ્યારે કેટલાકને ડિગ્રીની જરૂર છે. વ્યાપક સંબંધિત કામનો અનુભવ વધુ મહત્ત્વનો છે, આદર્શ વર્ષોમાં વહીવટી અથવા વહીવટી સહાયક તરીકે

કારોબારી સહાયક ફરજો

વહીવટી સહાયક ફરજોમાં વહીવટી સહાયકની જેમ જ ફરજોનો સમાવેશ થાય છે: ફોન કૉલ્સ બનાવવા અને સ્વીકારવું; એક્ઝિક્યુટિવ વતી મેમોસ, ઇમેઇલ્સ અને પત્રો મોકલવા; મુલાકાતીઓ પ્રાપ્ત અને સુનિશ્ચિત કરવાનું સંચાલન પરંતુ તેઓ દ્વારપાળ તરીકે કામ કરે છે, જે એક્ઝિક્યુટિવને પ્રવેશ મેળવે છે અને વહીવટી અધિકારી કઈ માહિતી મેળવે છે તે અંગે નિર્ણયો કરે છે.

તેઓ ઘણી વખત સંશોધન હાથ ધરે છે અને અહેવાલો તૈયાર કરે છે જે કંપનીની નીતિને પ્રભાવિત કરે છે. આ જવાબદારીઓનો અર્થ એ થાય છે કે વહીવટી સહાયકોએ તેમના એમ્પ્લોયરનાં કાર્યને સંપૂર્ણપણે સારી રીતે સમજવું જોઈએ. પરિણામ સ્વરૂપે, આ કાર્યકર્તા એક્ઝિક્યુટિવ અને બાકીના કારકુની કર્મચારીઓ વચ્ચે સંપર્ક તરીકે કાર્ય કરી શકે છે.

કુશળતા યાદી કેવી રીતે વાપરવી

તમારા કવર લેટરને લખવાનું અને તમારા સંભવિત એમ્પ્લોયરની આવડતોની કુશળતાને પ્રકાશિત કરવા માટે ફરી શરૂ કરો. આ ઇચ્છિત કુશળતા શું છે તે વિચારવા માટે તમે નીચેની સૂચિનો ઉપયોગ કરી શકો છો, પરંતુ હંમેશાં નોકરીનું વર્ણન કાળજીપૂર્વક વાંચવાનું યાદ રાખો, કારણ કે બધી કંપનીઓ એક્ઝિક્યુટિવ આસિસ્ટન્ટની સમાન વસ્તુ માટે જુએ નથી.

ઉપરાંત, નોકરી અને કુશળતાના પ્રકાર દ્વારા સૂચિબદ્ધ કુશળતાના અમારા કૌશલ્યો તપાસો. તમારા ઇન્ટરવ્યૂ માટે તૈયારી કરતી વખતે, તમારા સંભવિત એમ્પ્લોયરને જે વિવિધ કુશળતા ધરાવે છે તે ચોક્કસ સમયે ઉદાહરણો આપવાનું આયોજન કરો.

કારોબારી સહાયક કૌશલ્યના ઉદાહરણો

નીચેની સૂચિ સંપૂર્ણ નથી, અને આવશ્યક કુશળતા એક કંપનીથી બીજી કંપનીમાં સહેજ બદલાઇ શકે છે, અથવા તો એક જ કંપનીથી એક જ કંપનીથી બીજામાં થઈ શકે છે. તેમ છતાં, મોટાભાગના સૌથી વધુ મહત્વના અને ઇચ્છિત કુશળતા સંભવિત વહીવટી મદદનીશ અહીં હોવી જોઈએ.

લેખિત અને મૌખિક પ્રત્યાયન કૌશલ્ય
વહીવટી મદદનીશ ભૂમિકા વિશે વિચારવાનો એક રસ્તો હકીકતમાં, સંદેશાવ્યવહારમાં નિષ્ણાત તરીકે છે. નોકરીના એક નોંધપાત્ર ભાગમાં સમગ્ર કંપનીમાં લોકો સાથે સંચાર અને સંકલન શામેલ છે, અને કેટલીકવાર વ્યવસાયના પ્રકારનાં આધારે, ગ્રાહકો સાથે પણ. પ્રોફેશનલ, સ્પષ્ટ, સ્પષ્ટ અને સચોટ હોવાની ક્ષમતા, મૌખિક અને લેખન બંને, દોષરહિત સંચાર કૌશલ્ય માટેની જરૂરિયાતોની યાદીમાં ટોચ પર છે.

કોમ્પ્યુટર કૌશલ્ય
કારોબારી સહાયકોને વર્ડ પ્રોસેસિંગ અને સ્પ્રેડશીટ પ્રોગ્રામો સાથે સરળ પ્રાવીણ્ય કરતાં વધુ જરૂર છે. આવશ્યક કમ્પ્યુટર-આધારિત કુશળતામાં ઇમેઇલ સિસ્ટમ્સ, ફાઇલ શેરિંગ સિસ્ટમ્સ અને કેલેન્ડર્સને સેટ કરવાની અને જાળવવાની ક્ષમતા, તેમજ આંકડાકીય સૉફ્ટવેર, પ્રકાશન સૉફ્ટવેર અને ડેટાબેસેસની પ્રાવીણતા શામેલ છે.

પોતાના ટેક-સપોર્ટ નિષ્ણાત બનવું હંમેશા વત્તા છે, ખાસ કરીને કારણ કે એક્ઝિક્યુટિવ આસિસ્ટન્ટ્સને પ્રિન્ટરને નવા સૉફ્ટવેરને સૂચવવાથી ફિક્સિંગ કરવાથી બધું કરવાનું અપેક્ષિત છે

આંતરવૈયક્તિક કુશળતા
ક્લાઈન્ટો સાથે વાતચીત, અન્ય વહીવટી સ્ટાફનું તાલીમ અને સીઈઓ અને ટોચના સ્તરનાં મેનેજરો સાથે કામ કરવા માટે મજબૂત આંતરવ્યક્તિત્વની કુશળતા પણ આવશ્યક છે. વહીવટી સહાયકો ઘણીવાર સંવેદનશીલ કંપનીની માહિતીને સંભાળે છે, તેથી તે મહત્વનું છે કે તે માત્ર યોગ્ય ગુપ્તતા જાળવી શકશે નહીં પરંતુ તે હંમેશા એવી રીતે વર્તે કે જે વ્યક્તિગત મુનસફી અને પ્રામાણિકતા સૂચવે છે. ટૂંકમાં, ટ્રસ્ટને પ્રેરણા આપવી જરૂરી છે.

સમય વ્યવસ્થાપન
એક એક્ઝિક્યુટિવ આસિસ્ટન્ટને માત્ર પોતાના સમયને જ સારી રીતે સંભાળવાની જરૂર નથી, પણ બોસની પણ. તેનો અર્થ એ કે એક કાર્યક્ષમ શેડ્યૂલ બનાવવા માટે બહુવિધ લોકોની જરૂરિયાતો અને માંગને સમન્વિત કરવી અને પછી સમયાંતરે તે સૂચિ પર તે શેડ્યૂલ બદલવું કારણ કે પરિસ્થિતિઓમાં ફેરફાર થાય છે.

નોકરીમાં વ્યૂહાત્મકતા વગર, વહીવટી સુનિશ્ચિત રહે તે સુનિશ્ચિત કરીને નોકરીમાં પણ સમાવેશ થઈ શકે છે.

સંશોધન કૌશલ્ય
રિસર્ચ એ એક કૌશલ્ય છે, જેમાં બહુવિધ શોધ એંજીન્સ તેમજ કંપનીના હિતના ચોક્કસ ક્ષેત્રોમાં સંબંધિત માહિતી સ્રોતો સાથેની પારિવારિકતા જરૂરી છે. આ ક્ષમતાઓ વિના, એક્ઝિક્યુટિવ આસિસ્ટન્ટ વહીવટી જરૂરિયાતોને રિપોર્ટ્સ તૈયાર કરવામાં સક્ષમ રહેશે નહીં.