એક RFP બનાવો કે જે પરિણામો મેળવશે
, જેને ક્યારેક "ક્વોટેશન માટેની વિનંતી" માટે આરએફપી અથવા આરએચક્યુ કહેવાય છે, તે એક પ્રોડક્ટ ખરીદવા માંગે છે ત્યારે તે કંપનીના મુદ્દાઓ છે અને તે તેના સ્પષ્ટીકરણોને જાહેર જનતા માટે ઉપલબ્ધ કરાવવા માંગે છે. આ સામાન્ય રીતે એવું જ છે જ્યારે ઘણી કંપનીઓ કામ અથવા નોકરી પર બિડ કરશે અને તે વધુ સ્પર્ધાત્મક ભાવ આમંત્રિત કરે છે. પરંતુ જો તમે RFP ને યોગ્ય રીતે તૈયાર ન કરો તો તમારા પ્રયત્નો તમારા સમયની કચરો, અથવા વધુ ખરાબ, કોઈ બોલીઓમાં બિડ પેદા કરી શકે છે.
અહીં શ્રેષ્ઠ સફળતા માટે તેના વિશે કેવી રીતે જવું તે અહીં છે
મુશ્કેલી: સરેરાશ
સમય આવશ્યક: ઘણીવાર કેટલાંક દિવસ લાગે છે
અહીં કેવી રીતે:
- તમારું ગૃહકાર્ય કરો: તમે શું કરવા માગો છો તે જાણો અને તમારી આરએફપી લખવાનું શરૂ કરતા પહેલાં શું શક્ય છે તે જાણો. જો તમે 25 કરતાં વધુ મહિનામાં ક્યારેય વેચ્યા નથી, તો એક કલાક માટે 1500 વિજેટ્સનું ઉત્પાદન કરી શકે તેવા મશીન માટે કોઈ RFP રજૂ કરશો નહીં. એક ઉડતી કાર માટે આરએફપી અદા કરતી વખતે કોઈ બિંદુ નથી જ્યારે કોઈ મેસેન્જર સાયકલ પર જ ઝડપી ટ્રાફિક દ્વારા મેળવી શકે છે.
- તમારી જરૂરિયાતો અને માંગણીઓ વચ્ચે તફાવત: જો તમે કોઈ એવી એપ્લિકેશન ખરીદવા માંગતા હો કે જે નોકરીના સ્થળે હેડક્વાર્ટર્સ અને તમારા વાન્સ વચ્ચેના ચિત્રોનું પ્રસારણ કરી શકે, તો તમે પ્રતિ સેકન્ડની જરૂર પડતી છબીઓની સંખ્યા, તમને જરૂર હોય તેવો મહત્તમ કદ, અને જરૂરી રીઝોલ્યુશન ખાતરી કરો કે, તે છબીઓને રંગમાં સરસ બનાવી શકે છે, પરંતુ તે ખરેખર જરૂરી છે? જો તમે ચોક્કસ ચોક્કસ ચોક્કસ જરૂર હોય તો, "ઇચ્છા," "ઇચ્છા," અને "હોવી જ જોઈએ" જેવા શબ્દોનો ઉપયોગ કરો. આ સૂચવે છે કે આ જરૂરિયાતો છે વિશિષ્ટતાઓ કે જે ફક્ત "માંગે છે" એ "મે," "કેન," અને "વૈકલ્પિક" જેવા શબ્દો દ્વારા ઓળખી શકાય છે.
- વિજેતા આના જેવો દેખાશે તે નક્કી કરો : તમારા આરએફપીના જવાબમાં તમને મળેલી દરખાસ્ત અલગ હશે. દરેક પ્રતિસાદની કંપનીમાં વિવિધ શક્તિઓ અને નબળાઈઓ હશે. કેટલાક ઓછા ખર્ચ પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરશે. અન્ય શ્રેષ્ઠ ગુણવત્તા પર ગિયર કરશે તેમ છતાં, અન્ય લોકો સંપૂર્ણ સુવિધા સેટ આપશે. તમે શું શોધી રહ્યાં છો તે નક્કી કરો - સૌથી ઓછી કિંમત, સૌથી ઝડપી ડિલિવરી અથવા બેમાંથી કેટલાક સંયોજન
- દસ્તાવેજને ગોઠવો : તમે જે વ્યવસાય માટે લખો છો તે કોઈપણ વિચારનો ઘણો વિચાર કરવો જોઈએ અને તેનું આયોજન કરવું જોઈએ. એક રૂપરેખા પ્રારંભ કરવા માટે એક સારું સ્થાન છે ઓછામાં ઓછા, તમારે પરિચય, જરૂરિયાતો, પસંદગીના માપદંડ, સમયરેખા અને પ્રક્રિયા માટે વિભાગોની જરૂર પડશે. આમાંના ઘણા વિભાગોમાં પેટા વિભાગ હશે.
- પરિચય લખો : આ તે છે જ્યાં તમે સંભવિત બિડર્સને સમજાવી શકો છો કે શા માટે તમે આરએફપી પ્રકાશિત કરી રહ્યાં છો અને તમે આમ કરવાથી શું પ્રાપ્ત કરો છો. રજૂઆતમાં નિયત તારીખ સહિત અન્ય વિભાગોમાંથી ચાવીરૂપ બિંદુઓનો સારાંશ પણ સામેલ હોઈ શકે છે. ઇમેજ ટ્રાન્સમિશન સિસ્ટમ માટે RFP ની રજૂઆત કંઈક આનાથી વાંચી શકે છે: "XYZ કંપની અત્યંત વિશ્વસનીય, સરળ-થી-ઉપયોગમાં લેવાતી સિસ્ટમ માટે દરખાસ્તો આપે છે, જે મેટ્રોપોલિટન વિસ્તારમાં ગમે ત્યાંથી મુખ્ય કાર્યાલયથી લઇને વાનની છબીઓ મોકલવામાં સક્ષમ બને છે. સોમવાર, માર્ચ 5, 2007, 8am PST પર પ્રાપ્ત થવી જોઈએ. "
- આવશ્યકતા સમજાવો : આ વિભાગ સૌથી મહત્વપૂર્ણ પૈકીનું એક છે અને તે સામાન્ય રીતે સૌથી વધુ સમય લે છે. તમારે પ્રસારિત કરવા માટેની ઈમેજોનું કદ અને સ્પષ્ટતા અને જરૂરી ગતિનો ઉલ્લેખ કરવો પડશે. નિશ્ચિત રહો, પરંતુ બિડર્સને કહો નહીં કે તમે કેવી રીતે કાર્ય પૂર્ણ કરવા માંગો છો જ્યાં સુધી તે આવશ્યક નથી. તમે સિસ્ટમ દ્વારા પેટા વિભાગમાં આ ભાગને તોડી શકો છો ઉદાહરણ તરીકે: a) ઇમેજનું કદ અને ગુણવત્તા b) ટ્રાન્સમિશન (જેમાં ઇચ્છિત ઝડપ અને ટ્રાન્સમિશન સુરક્ષિત બનાવે છે તે કોઈપણ આવશ્યકતાઓ શામેલ હોઈ શકે છે) અને c) ઇચ્છિત વિકલ્પો (જ્યાં તમે ઇચ્છનીય વિકલ્પ તરીકે રંગની યાદી આપી શકો છો).
- પસંદગીના માપદંડ : અહીં તમે બિડર્સને કહો છો કે તમે વિજેતા બિડ કેવી રીતે પસંદ કરશો. તમને ગમે તેટલું ઓછું અથવા તમે જેટલું ઓછું કરવું તે બતાવી શકો છો. એક વાક્ય જેમ કે, "વિજેતા બોલી બોલનાર, જો કોઈ હોય તો, ફક્ત XYZ કંપનીના ચુકાદા દ્વારા પસંદ કરવામાં આવશે." કેટલાક સરકારી આર.એફ.પી. પસંદગીના માપદંડ વિશે ખૂબ જ વિશિષ્ટ છે, પરંતુ મોટાભાગની વ્યાવસાયિક આરએફપી ઓછા નિશ્ચિત છે. તમે એક સ્પ્રેડશીટ બનાવી શકો છો કે જે પ્રત્યેક શ્રેણીમાં પ્રત્યેક બિડને ચોક્કસ પોઇન્ટ પોઈન્ટ આપે છે, પછી કોઈ ટીમ ટોચની ત્રણ સ્કોર્સ સાથેના "શ્રેષ્ઠ" બિડને પસંદ કરે છે.
- ટાઈમલાઈન્સ : આ વિભાગ એવી કંપનીઓને કહે છે કે જે તમારા આરએફપી પર બિડ કરવા માગે છે તે કેવી રીતે ઝડપથી કાર્ય કરવું જોઈએ અને પ્રક્રિયા કેટલી લાંબી છે તે અપેક્ષિત છે. જ્યારે તમે તમારી ડેડલાઇન્સ સેટ કરો ત્યારે વાજબી બનો જટિલ સિસ્ટમો માટેની દરખાસ્તો માટે પૂછશો નહીં, પછી પ્રતિસાદ આપવા માટે બિડર્સને થોડા દિવસ આપો. તમારી આરએફપી મોટી હોય તો બિડ તૈયાર કરવા માટે વધુ સમય આપો, જો તમારી ઇચ્છિત ખરીદી જટીલ છે, અથવા જો તમને વધુ વિગતવાર પ્રતિભાવની જરૂર હોય તો આ તે પણ છે જ્યાં તમે બિડર્સને કહી શકો છો કે કેવી રીતે મૂલ્યાંકન પ્રક્રિયા લાંબો સમય લેશે, જ્યારે તેઓ જાણ કરશે કે તેઓ સફળ રહ્યા છે, અને તેઓ કેવી રીતે પહોંચાડવામાં આવવી જોઈએ.
- પ્રક્રિયા: કોન્ટ્રાક્ટ આપવા અને કાર્ય શરૂ કરવા માટે આરએફપી મોકલવાથી, પ્રક્રિયા કેવી રીતે કાર્ય કરશે તે સમજાવવા માટે આ વિભાગનો ઉપયોગ કરો. આ વિભાગ કહી શકે છે, "બિડ ઉપરના પગલા 8 માં નિર્ધારિત તારીખે છે. બધા બિડની સમીક્ષા કરવામાં આવશે તેની ખાતરી કરવા માટે તેઓ તમામ જરૂરિયાતોને પૂરી કરશે અને જવાબદાર છે.સંવેદનશીલ બિડ્સ એક્સ કેટેગરીમાં હશે (તમે વર્ગોને નામ આપી શકો છો તમે ઈચ્છો છો) અને ટોચની ત્રણ બિડ્સને વિજેતા બિડર અને વૈકલ્પિક પસંદ કરવા માટે પ્રસ્તાવ ટીમ દ્વારા મૂલ્યાંકન કરવામાં આવશે. વિજેતા બોલી બોલનાર સાથેના વાટાઘાટોને બે અઠવાડિયામાં કોન્ટ્રાક્ટ એવોર્ડમાં પરિણમવાની અપેક્ષા છે. "
- નક્કી કરો કે આરએફપી કેવી રીતે મોકલવો : મોટાભાગના આરએફપીઝને મોકલવામાં આવે છે, પરંતુ તેમને હોવું જરૂરી નથી. તમે ઇમેઇલ દ્વારા RFP મોકલી શકો છો, અથવા તમે તેને તમારી કંપનીની વેબસાઇટ પર પોસ્ટ કરી શકો છો. ફક્ત તે નામ અથવા સંખ્યાને નિર્દિષ્ટ કરવાની ખાતરી કરો કે જેનો જવાબ આપનાર RFP ને ઓળખવા માટે ઉપયોગમાં લેશે.
- નક્કી કરો કે કોણ RFP મેળવશે: તમે પહેલેથી સપ્લાયર્સને ઓળખી શકો છો જેમને તમે ખરીદવા માંગો છો. તમારી કંપનીમાં સ્વીકાર્ય વેન્ડર્સની સૂચિ હોઈ શકે છે. જો નહીં, તો તમે તમારા પ્રોફેશનલ નેટવર્ક મારફતે શક્ય વિક્રેતાઓને ઓનલાઈન સર્ચ કરીને અથવા તેમની ભલામણો માટે અન્ય સામગ્રીના વિશ્વસનીય વિક્રેતાઓને પૂછીને શોધી શકો છો. કોણ ફક્ત "મોટી" કંપનીઓ અથવા "સ્થાપિત" વિક્રેતાઓને તમારી આરએફપી મેળવે તે તમારી સૂચિને મર્યાદિત કરશો નહીં. તમારા વ્યવસાયને જીતવામાં વધુ રસ હોય તેવા નાના વિક્રેતાઓ પાસેથી તમને વધુ સારા વિચારો અને વધુ સારા ભાવો મળશે.
- આરએફપી મોકલો