વ્યવસાયિક ઇમેઇલ કેવી રીતે લખવી

તમે મોકલો તે પહેલાં તમારી જાતને પૂછવા માટે 7 પ્રશ્નો

હવે ઘણા વર્ષોથી, લોકો ઇમેઇલના મોતની આગાહી કરે છે. તે સાચું હોવા છતાં અમે ટેક્સ્ટિંગ અને સોશિયલ મીડિયા જેવા સંદેશાવ્યવહાર જેવા અન્ય સ્વરૂપોનો ઉપયોગ અમારા મિત્રોને "વાત" કરવા અથવા અમારા સાથીદારોને ઝડપી સંદેશાઓ મોકલવા માટે કરીએ છીએ, અમે હજી પણ ઇમેઇલનો ઉપયોગ કરીએ છીએ, ખાસ કરીને કાર્ય સંબંધિત સંચાર માટે જ્યારે તમે નોકરી માટે અરજી કરી રહ્યા હો ત્યારે તે સંપર્કનું પ્રાથમિક સાધન પણ છે. પ્રોફેશનલ ઇમેઇલ કેવી રીતે લખવું તે જાણવું તેટલું મહત્વનું છે

કોઈકની સાથે ઇમેઇલ તમારું સંપર્કનું પ્રારંભિક બિંદુ હોઈ શકે છે અને તેના કારણે, છાપ બનાવવા માટેની તમારી પ્રથમ તક છે. તમારા સંદેશા કંપોઝમાં ખૂબ કાળજી લો. તમે મોકલો દબાવો તે પહેલાં, આ 7 પ્રશ્નોના જવાબ આપો.

1. મારો સંદેશ ભૂલ મુક્ત છે?

ભૂલો માટે તમારી ઇમેઇલને તપાસવું એ સૌથી મહત્વની વસ્તુ છે જે તમે તેને મોકલતા પહેલાં કરી શકો છો ખોટી જોડણી અને ખરાબ વ્યાકરણથી તમને બેદરકારી દેખાશે. તે તમે જે છાપ કાઢવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યા છો તે સામે જાય છે, ખાસ કરીને જો તમે નોકરી માટે અરજી કરી રહ્યાં હોવ

જ્યાં સુધી તમે વિશ્વાસ ન કરો ત્યાં સુધી તમે બધા સ્પેલિંગ અને વ્યાકરણની ભૂલો, તેમજ ટાઇપોઝને પકડો છો. Grammarly.com પાસે ફ્રી ટુલ્સ છે, ક્રોમ બ્રાઉઝર માટે એક્સ્ટેન્શન સહિત, જે આને તમારી સહાય કરી શકે છે.

2. મારા ઇમેઇલ સરનામું મારા વિશે શું કહે છે?

તમારું કાર્યાલય ઇમેઇલ સરનામું-જે તે રીતે, તમારે નોકરી શોધ માટે ક્યારેય વાપરવું ન જોઇએ-કદાચ તે ખૂબ સરળ છે. સંભવ છે કે તે તમારા નામના કેટલાક પ્રકાર છે.

તમે વ્યક્તિગત ઇમેઇલ માટે ઉપયોગમાં લેવાતા એક ઓછા વ્યવસાય જેવા સરનામાં પસંદ કરી હશે. એક સરનામું જે સૂચક, બાલિશ અથવા સુંદર છે તે જો તમે ફક્ત તમારા મિત્રો અને પરિવારજનોને જ સંદેશા મોકલવા માટે તેનો ઉપયોગ કરી રહ્યાં છો, પરંતુ જો તમને વ્યાવસાયિક ઇમેઇલ લખવાની જરૂર હોય તો, નવા એકાઉન્ટ માટે સાઇન અપ કરો જે વ્યાવસાયીકરણને દર્શાવે છે.

તમારા વાસ્તવિક નામનો ઉપયોગ કરતા ઇમેઇલ સરનામું સેટ કરો તમારા પ્રથમ અને છેલ્લા નામો અજમાવી જુઓ; તમારું પ્રથમ નામ, મધ્યમ પ્રારંભિક અને છેલ્લું નામ; અથવા તે કેટલાક સંયોજન ચાઇબીબીબી @ મેઈલ.કોમ થી ક્યારેય તમારા વ્યવસાયિક ઇમેઇલ મોકલો નહીં.

3. શું "માટે" ક્ષેત્ર માં નામ અને ઇમેઇલ સરનામું યોગ્ય છે?

જ્યારે તમે પ્રાપ્તકર્તાના નામને "ટુ" ફીલ્ડમાં ટાઇપ કરવાનું શરૂ કરો છો, ત્યારે મોટાભાગના ઇમેઇલ ક્લાયન્ટ્સ બાકીના નામ તમારા સંપર્કોમાંથી એક સાથે ભરી દેશે. તમે સરળતાથી તે ક્ષેત્રમાં ખોટા નામ સાથે અંત કરી શકે છે, તેથી આ તરફ ધ્યાન આપવાની ખાતરી કરો.

કલ્પના કરો કે જો તમે ખોટી પ્રાપ્તકર્તાને ઇમેઇલ મોકલો તો કોઈ મુશ્કેલી ઊભી થઈ શકે છે. ચાલો કહો કે તમે નોકરી માટે શોધી રહ્યા છો જ્યારે તમે હજી નોકરી કરતા હો સંભવિત એમ્પ્લોયર પર ભાડે મેનેજર પાસે નામ હોઈ શકે છે જે તમારા વર્તમાન બોસના નામે સમાન પત્રથી શરૂ થાય છે. જો તમે તમારા બોસને તે ભાડે મેનેજર માટેનો સંદેશ મોકલ્યો હોય તો તે કેવી રીતે શરમજનક બનશે? માત્ર તમે ખાતરી કરો કે તમારું સંદેશ તેના લક્ષ્યસ્થાન સુધી પહોંચે તેવું જ નહીં, પણ તમે ચોક્કસ બનવા માગો છો કે તે કોઈ અજાણ્યા વ્યક્તિ સુધી પહોંચતું નથી

4. શું તમે પ્રાપ્તકર્તાને ઓળખવા માટે યોગ્ય શીર્ષકનો ઉપયોગ કર્યો છે?

જો તમે પહેલેથી જ ઇમેઇલ કરતા હોવ તે વ્યક્તિ સાથે પ્રથમ નામના આધારે છો, તો તે તમારા સંદેશમાં તે રીતે સંબોધવા માટે ઠીક છે.

જો કે, જો આ પહેલીવાર કોઈની સાથે વાતચીત કરે છે, અથવા તમને ખાતરી ન હોય કે તેઓ કેવી રીતે સંબોધિત કરવાનું પસંદ કરે છે, તો શ્રી, શ્રીમતી, શ્રીમતી અથવા ડૉ જેવા ઔપચારીક શીર્ષકનો ઉપયોગ કરવો તે પ્રાધાન્ય છે અને પ્રાપ્તકર્તાનું છેલ્લું નામ

હંમેશા સાવધાનીની બાજુએ ભૂલ કરો. તે ઔપચારિક હોઈ નુકસાન નથી કરી શકો છો. કેવી રીતે કોઈ વ્યક્તિ જેની સાથે તમે પહેલેથી જ સ્થાપિત સંબંધ ધરાવે છે તે વિશે સંબોધવા માટે, પૂર્વ સંદેશાઓ પર ધ્યાનપૂર્વક જુઓ કે તેઓ કેવી રીતે સાઇન થયા છે તે તમને શું કરવાનું છે તે નક્કી કરવામાં મદદ કરશે.

5. શું મારો ટોન મારો સંદેશ સારી રીતે વ્યક્ત કરે છે?

જેમ જેમ કહે છે, "તમે જે કહેશો તે તે નથી પણ તમે કેવી રીતે કહી શકો છો." જ્યારે તમે કોઈની સાથે મોઢેથી વાત કરો છો, ત્યારે તમે તમારા શબ્દોમાં વધારાના અર્થ આપવા માટે લય, શરીરની ભાષા અને ચહેરાના હાવભાવ પર આધાર રાખી શકો છો.

જ્યારે તમે એક જ સંદેશને લેખિતમાં પહોંચાડવાનો પ્રયત્ન કરો છો, તો ગેરસમજ માટે વધુ જગ્યા છે કારણ કે વાચક તમારો ચહેરો જોઈ શકતો નથી, તમારી બોડી લેંગ્વેજ વાંચી શકે છે અથવા તમારી વૉઇસ સાંભળી શકે છે.

ખાતરી કરો કે તમારો સંદેશ નમ્ર છે અને મૈત્રીપૂર્ણ લાગે છે, અને તમારા હેતુનો અર્થ સ્પષ્ટ છે.

6. શું મારો સંદેશ સરળ છે, પરંતુ ગુપ્ત નથી?

તમારા સંદેશાઓને ટૂંકા અને મીઠી રાખીને તેમને સમજવામાં સરળ બનાવશે. તે જ સમયે, તમારે કંઇ પણ મહત્વપૂર્ણ છોડી દેવું જોઈએ નહીં. તમે શું કહેવા માગો છો તે અનુમાન કરવા માટે તમારા ઇમેઇલ પ્રાપ્તકર્તાને દબાણ કરવા નથી માગતા. તમારો સંદેશ શક્ય તેટલી ચોક્કસ હોવો જોઈએ પરંતુ તમામ જરૂરી માહિતી શામેલ છે.

7. શું મેં અવાંછિત જોડાણો શામેલ કર્યા છે?

ઘણા લોકો ઇમેઇલ જોડાણો ખોલવા માટે ઇન્કાર કરે છે જે તેઓ અપેક્ષા કરતા નથી. તેઓ તે કરવાનું ટાળવા માટે યોગ્ય છે. કમ્પ્યુટર વાયરસ ઘણીવાર તે જોડાણોમાં પ્રસારિત થાય છે. જો તમે કોઈને કોઈ ફાઇલ મોકલવા માંગો છો, ઉદાહરણ તરીકે, તમારા રેઝ્યુમી, પ્રથમ તમારા પરવાનગી માટે તમારા પ્રાપ્તકર્તાને પૂછો. તે માત્ર ત્યારે જ મોકલો જો તે કહે કે તે ઠીક છે.