1. તમારી કુશળતા મન
એવી દુનિયામાં પણ જ્યાં અમે આગામી કાર્ય પર આગળ વધવા માટે શક્ય તેટલી ઝડપથી કામ કરવા માટે દોડી જઈએ છીએ, તમારા ઇમેઇલમાં સારા શિષ્ટાચારનો ઉપયોગ કરવા માટે સમય આપો.
"કૃપા કરીને" અને "આભાર" કહેવાની ઉપેક્ષા કરશો નહીં.
લોકોને સંબોધતી વખતે તમે સારી રીતે અથવા બધાને જાણતા નથી, અથવા જેની સાથે તમે માત્ર એક ઔપચારિક સંબંધ ધરાવે છે, તેમના શીર્ષક અને અટક દ્વારા તેમને સંબોધિત કરો, જ્યાં સુધી તેઓ તમને અન્યથા કરવા માટે પૂછતા નથી ઉદાહરણ તરીકે, "ડિયર શ્રી વ્હાઇટ" અથવા "ડિયર શ્રીમતી ગ્રે" કહો. જો તમે કોઈ ઇમેઇલનો જવાબ આપતા હોવ અને મૂળ સંદેશાના પ્રેષક તેના પર તેના પ્રથમ નામ સાથે જ હસ્તાક્ષર કર્યા છે, તો તમે સુરક્ષિત રીતે એમ ધારી શકો છો કે તે જ રીતે તેમને સંબોધવા માટે ઠીક છે.
2. તમારી ટોન જુઓ
ટૉન એ છે કે તમે કેવી રીતે લેખક તરીકે, ઇમેઇલ સંદેશમાં તમારો અભિગમ વ્યક્ત કરી શકો છો. તે કેવી રીતે પ્રાપ્ત થાય છે તે પ્રભાવિત કરે છે. તમે સામાન્ય રીતે ખાતરી કરો કે પ્રાપ્તકર્તાને આદર, મૈત્રીપૂર્ણ અને સંપર્કમાં આવવા માટે આવવા માંગો છો. તમે કર્ટે કે માંગવાની જરૂર નથી. મોકલોને હટાવતા પહેલાં તમારા સંદેશને ફરી વખત ફરીથી વાંચો
જેમને તમે પહેલાં વાતચીત કરી છે તે વ્યક્તિને લખતી વખતે, "મને આશા છે કે તમે સારા છો." જ્યારે ઈમોજીસ તમને સ્વર વધુ સરળતાથી સંબોધિત કરવામાં મદદ કરી શકે છે, ત્યારે વ્યાવસાયિક ઇમેઇલમાં તેનો ઉપયોગ કરવાથી દૂર રહો જ્યાં સુધી તમે કોઈ એવા વ્યક્તિને લખતા હોવ જેની સાથે તમે ખૂબ અનૌપચારિક સંબંધ ધરાવો છો.
સંભવિત એમ્પ્લોયરને લખતી વખતે તેનો ક્યારેય ઉપયોગ કરશો નહીં.
તે હંમેશાં ગરીબ ઇમેઇલ શિષ્ટાચાર ગણવામાં આવે છે જેથી તે તમામ મોટા અક્ષરોમાં ઇમેઇલ અથવા એકનો એક ભાગ લખી શકે. તે તમને દેખાશે કે તમે રાડારાડ કરી રહ્યા છો.
3. સંક્ષિપ્ત રહો
વ્યસ્ત લોકો પાસે એક વ્યક્તિગત ઇમેઇલ વાંચવામાં એક મિનિટ કરતાં વધુ સમય ગાળવા માટે સમય અથવા ઝોક નથી.
જો તમે તમારા પ્રાપ્તકર્તાને તમારો સંદેશ ઝડપથી વાંચવાની મંજૂરી આપવાની ઇચ્છા રાખો અને હજી પણ તેને સમજો, તો તમારે તેને સંક્ષિપ્તમાં રાખવું પડશે.
પ્રસંગોચિત વિગતો બહાર ન છોડી, જોકે. ખાતરી કરો કે તમારો સંદેશ પહેલેથી જ તે લખવા માટેનું કારણ સ્પષ્ટ કરે છે. જો તમે તમારી અવગણવામાં આવેલી વિગતોને સમજાવવાનો પ્રયાસ કરો તો કોઈ પાછળથી સમય બચાવશે નહીં.
4. ટેક્સ્ટિંગ સંક્ષિપ્ત શબ્દોનો ઉપયોગ કરવાનું ટાળો
તમે સમય બચાવવા માંગતા હોવા છતાં, તમારે તમારા વ્યવસાયિક ઇમેઇલમાં ટેક્સ્ટિંગ સંક્ષેપનો ઉપયોગ ન કરવો જોઈએ. જો તમે ઘણું લખાણ કરો છો, તો ઘણા લોકો કરે છે, તમે તમારા મિત્રો સાથે વાત કરવા માટે એક પ્રકારની લઘાિપતનો ઉપયોગ કરવા માટે ટેવાયેલા હોઇ શકો છો. ઉદાહરણ તરીકે, તમે "તમે," "તમારી," અને "કૃપા કરી" ને બદલે "u," "ur," અને "plz" નો ઉપયોગ કરી શકો છો. આ સંક્ષિપ્ત શબ્દો બિઝનેસ પત્રવ્યવહારમાં કોઈ સ્થાન નથી, સિવાય કે પ્રાપ્તકર્તા તે વ્યક્તિ છે જેની પાસે તમારી પાસે કેઝ્યુઅલ સંબંધ છે
5. વ્યવસાયિક ઇમેઇલ સરનામું વાપરો
તમારી વર્તમાન નોકરીથી સંબંધિત સંદેશાઓ માટે, હંમેશા તમારા એમ્પ્લોયરને આપેલ ઇમેઇલ સરનામાંનો ઉપયોગ કરો. જો કે, તમારે તેનો ઉપયોગ ક્યારેય ન કરવો જોઈએ જે તમારી નોકરી સાથે સંબંધિત નથી, ઉદાહરણ તરીકે, જો તમે કોઈ નવું શોધી રહ્યા છો તેના બદલે વ્યક્તિગત ઇમેઇલ એકાઉન્ટનો ઉપયોગ કરો.
જો તમારી પાસે અંગત ખાતું નથી, ઉદાહરણ તરીકે, જ્યારે તમે સેવા માટે સાઇન અપ કર્યું હોય ત્યારે આપના ઇન્ટરનેટ સેવા પ્રદાતાને એક મફત ઇમેઇલ એકાઉન્ટ મેળવો.
પ્રોફેશનલ લાગે તે સરનામું સેટ કરવા માટે Gmail અથવા બીજી સેવાનો ઉપયોગ કરો અવિવેકી અથવા સૂચક કંઈપણ ઉપયોગ કરશો નહીં. તમારું પ્રથમ પ્રારંભિક અને છેલ્લું નામ અથવા તમારું પૂરું નામ યોગ્ય પસંદગીઓ છે
6. સ્પેલિંગ અને ગ્રામર કાઉન્ટ ભૂલી જાઓ નહીં
તે આવશ્યક છે કે તમે તમારી ઇમેઇલને કાળજીપૂર્વક રીફ્રીફ કરો. આ જટિલ પગલાની ઉપેક્ષા કરશો નહીં, તમે ગમે તેટલા વ્યસ્ત છો. જે વસ્તુઓ તમે સચેત કરવા માંગો છો તે સાચું જોડણી અને યોગ્ય વ્યાકરણ છે. સામાન્ય શબ્દોને સાચી જોડણી કરવા ઉપરાંત, તમે તમારા નાનાં અને તેના અથવા તેણીના કંપનીના નામ સહિતના લોકોના નામોને બરાબર ઓળખવા માગો છો.
સ્પેલ-ચેકર્સ પર ભારે આધાર રાખવો તે વિશે સાવચેત રહો. જ્યારે ખોટી રીતે ઉપયોગ કરવામાં આવે ત્યારે તેઓ કદાચ ખોટી વાર્તાઓની જાણ ન કરી શકે. ઉદાહરણ તરીકે, જોડણી-તપાસકર્તા સજામાં "ટુ" શબ્દને ધ્વજ કરશે નહીં, "મને તમારા માટે પ્રશ્નો છે" તેમ છતાં, આ સંદર્ભમાં, તે "બે" હોવું જોઈએ. મેરીઅમ-વેબસ્ટર જેવી નિઃશુલ્ક ઑનલાઇન શબ્દકોશનો ઉપયોગ કરીને તમે અનિશ્ચિત જોડણી તપાસો