એક કાર્યસ્થળ સભા અથવા કોન્ફરન્સ એક લેખિત રેકોર્ડ રાખીને
આ કાર્યને ચાલાકીથી હાથમાં રાખવામાં મદદ કરવા માટે અહીં કેટલાક પોઇન્ટર છે. મીટિંગ પહેલાં, દરમિયાન અને પછી શું કરવું તે જાણો.
સભા પહેલાં
- તમારા રેકોર્ડીંગ સાધન પસંદ કરો: તમારે જે કરવું જોઈએ તે પ્રથમ વસ્તુ એ નક્કી કરે છે કે તમે તમારી નોંધો કેવી રીતે લેશે શું તમે જૂની સ્કૂલ જશો અને પેન અને કાગળનો ઉપયોગ કરો છો અથવા તમે ટેક લે અને લેપટોપ કમ્પ્યુટર, ટેબ્લેટ, અથવા સ્માર્ટફોનનો ઉપયોગ કરશો તમારા બોસને તપાસો કે તે કોઈ ચોક્કસ પદ્ધતિનો ઉપયોગ કરવા તમને પસંદ કરે છે કે નહીં. તે અશક્ય છે પરંતુ શક્ય છે.
- ખાતરી કરો કે તમારા પસંદગીના સાધન કામના ક્રમમાં છે અને તમારા મૂળ એક નિષ્ફળ થાય ત્યારે બૅકઅપ લો. જો તમે લેપટોપને લાવો છો, દાખલા તરીકે, પેન અને પેપર હાથમાં પણ છે. તમે તમારા કમ્પ્યુટરને ક્રેશેસ પર લખવા માટે કંઈક શોધી રહ્યાં છો ત્યારે મીટિંગને રોકવાની જરૂર નથી.
- બેઠક શરૂ થાય તે પહેલાં બેઠક કાર્યસૂચિ વાંચો તે તમને તમારા મિનિટ માટે રૂપરેખા તૈયાર કરવાની મંજૂરી આપશે. તેના પર દરેક આઇટમની નીચે કેટલીક જગ્યા છોડો અને ત્યાં તમારી નોંધો લખો. આ કરવાથી તમારી નોકરી થોડી સરળ થઈ જશે, જ્યાં સુધી બેઠક ચાલુ રહેતી વ્યકિતને કાર્યસૂચિમાં લાકડી લાગી છે.
મીટિંગ દરમિયાન
- હાજરી શીટની ફરતે પાસ કરો અને ખાતરી કરો કે દરેક સાઇન કરે. તમને સત્તાવાર મીટિંગ મિનિટમાં બધા હાજરીની સૂચિ શામેલ કરવાની જરૂર પડશે.
- ખાતરી કરો કે તમે જાણો છો કે દરેક વ્યક્તિ કોણ છે આ રીતે તમે તે કોણ ઓળખી શકશો અને તે માહિતીને યોગ્ય રીતે રેકોર્ડ કરી શકશો.
- મીટિંગ શરૂ થવાના સમયની નોંધ લો.
- દરેક એક ટિપ્પણી લખવાનો પ્રયત્ન કરશો નહીં માત્ર મુખ્ય વિચારો શામેલ કરવાનું ઠીક છે તમે જેની સાથે અસહમત થાઓ છો તે વસ્તુઓને છોડવા ન સાવચેત રહો. તમારા પૂર્વગ્રહથી તમારે પ્રભાવિત થવું જોઈએ નહીં. યાદ રાખો આ એક સત્તાવાર એકાઉન્ટ છે અને શું થયું તેના તમારા અભિપ્રાય નથી!
- બધા ગતિ લખો, જેમણે તેમને બનાવ્યા, અને મતનાં પરિણામો, જો કોઈ હોય; તમારે લખવાની જરૂર નથી કે જેણે ગતિ પ્રમોટ કરી છે. અલબત્ત, તમારા સંગઠનનાં નિયમો અલગ અલગ હોઈ શકે છે જેથી પ્રથમ તેમને ચકાસો.
- જો કોઈ પણ ગતિ પર ચર્ચા અથવા ચર્ચાઓ આગામી બેઠક સુધી મોકૂફ રાખવામાં આવે તો, તેની નોંધ બનાવો.
- મીટિંગનો અંતિમ સમય રેકોર્ડ કરો.
સભા પછી
- મિનિટો પછી મિનિટો જલદીથી દાખલ કરો, જ્યારે બધું તમારા મનમાં તાજી હોય છે. જો તમને તમારી નોટ્સમાં કોઈ ભૂલ મળે અથવા જો તમારો કોઈ પ્રશ્ન હોય, તો તમે અન્ય હાજરી સાથે વાત કરીને ઝડપથી તેને સાફ કરી શકો છો.
- મિનિટની અંતિમ નકલ પર, સંસ્થાનું નામ, સમિતિનું શીર્ષક, સભાના પ્રકાર (દૈનિક, સાપ્તાહિક, માસિક, વાર્ષિક અથવા વિશેષ) શામેલ કરો, અને તેનો હેતુ.
- તે શરૂ અને સમાપ્ત થાય છે તે સમય આપો.
- પ્રતિભાગીઓની સૂચિ અને મીટિંગ ચલાવનાર કોણ છે તેની નોંધ આપો. તમે અહીં પણ સૂચવી શકો છો કે તમે મિનિટો લીધા છે. સહભાગીઓની સૂચિ પર તમારું નામ શામેલ કરો અને, તમારા નામ પછી કૌંસમાં, કહે છે કે તમે મિનિટો લીધો છે. વૈકલ્પિક રૂપે, દસ્તાવેજના અંતે તમે "અનુક્રમે રજૂ કરાયેલ" લખીને, તમારું નામ અનુસરતા બંધ કરી શકો છો.
- તમે તેને સબમિટ કરો તે પહેલાં મિનિટ પુરાવો. કોઈ પણ વ્યક્તિને પૂછો કે જેણે તેમને જોવા માટે હાજરી આપી. જો તમે આકસ્મિક રીતે કંઈક છોડી દીધું હોય તો તે તમને જણાવી શકશે
- જે વ્યક્તિએ મીટિંગ ચલાવ્યું છે તે સિવાય બીજાને કરવા માટે સૂચના આપી નહી.