પ્રોજેક્ટમાં જવાબદારી કેવી રીતે બનાવવી

કિકઑફ સભામાં 01 સરનામાંની જવાબદારી

પ્રોજેક્ટના પાયાના સિદ્ધાંત તરીકે જવાબદારીઓને સુયોજિત કરવી મહત્વપૂર્ણ છે. પ્રોજેક્ટ સ્પૉન્સર અને પ્રોજેક્ટ મેનેજરએ કિકોફ મીટિંગમાં તેમની અપેક્ષાઓ સ્પષ્ટ કરવી જોઈએ. પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સરને જવાબદારી વિશે બે પોઇન્ટ બનાવવા જોઈએ. પ્રથમ, તે પ્રોજેક્ટ મેનેજરને જવાબદાર રહેશે અને બીજું, પ્રોજેક્ટ મેનેજર દરેક વ્યક્તિને જવાબદાર રહેશે.

આ બિંદુઓ પર નિર્માણ, પ્રોજેક્ટ મેનેજર કહે છે કે જ્યારે પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સર પ્રોજેક્ટ મેનેજરને જવાબદાર માને છે, ત્યાં જવાબદારી ત્યાં રોકશે નહીં. પ્રોજેક્ટ મેનેજર એવી અપેક્ષા રાખે છે કે ટીમ મેમ્બર્સે તેને જવાબદાર ઠેરવી. વધુમાં, પ્રોજેક્ટ મેનેજર ટીમના સભ્યોને એકબીજાને જવાબદાર બનાવવાની અપેક્ષા રાખે છે. જ્યાં સુધી બધા ટીમના સભ્યો વ્યાવસાયિકતા જાળવી રાખે છે અને અન્ય પ્રત્યેનો આદર રાખે ત્યાં સુધી એક બીજાને બોલાવવામાં આવે છે.

આ વિધાનો સ્પષ્ટ સિસ્ટમ જવાબદારી સ્થાપિત કરે છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજર આખરે પ્રોજેક્ટની સફળતા માટે જવાબદાર છે, પરંતુ સફળ થવા માટે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર દરેકને જવાબદાર હોવાનું અને એકબીજાને જવાબદાર બનાવવાની અપેક્ષા રાખે છે.

02 કાર્યોની આંતરિક જોડાણ પ્રકાશિત કરો

પ્રોજેક્ટ્સમાં લગભગ હંમેશા પરસ્પરાવલંબી કાર્યોનો સમાવેશ થાય છે. આ પ્રોજેક્ટને સફળ બનાવવા માટે કેટલીક વસ્તુઓને અનુસરવાની જરૂર છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજર એક ટીમના પ્રોજેક્ટની વિગતો બહાર કાઢે છે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર કાર્યોની એકબીજાને લગતા પ્રકાશને લગતા હોવા જોઈએ.

અહીં આંતરિક રીતે જોડાયેલા કાર્યોનો એક ઉદાહરણ છે. એક સરકારી કાર્યક્રમ તેના વૈધાનિક અધિકારક્ષેત્રમાં ફેરફાર દ્વારા કરવામાં આવેલા કાર્યમાં મૂળભૂત પરિવર્તન દ્વારા ચાલુ છે. કાર્યક્રમની પાળી પછી કેવી રીતે કાર્ય કરશે તે આકૃતિ માટે પ્રોજેક્ટને ચાર્ટર્ડ કરવામાં આવ્યો છે . પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્યો પૈકી એક પ્રોફેશનલ ડેવલપમેન્ટ ટ્રેનર છે જે પ્રોગ્રામેટિક સ્ટાફને પહોંચાડવા માટે અભ્યાસક્રમ વિકસાવશે. આ તાલીમ વિકસાવવા માટે, બાકીની ટીમએ કાર્યક્રમ કેવી રીતે કાર્ય કરશે તે વિશે નિર્ણયો લેવા આવશ્યક છે. પ્રશિક્ષક ચાર્ટર અને વર્ક બ્રેકડાઉન માળખામાં નિર્ધારિત નિર્ણય લેવાના સમય માટે ટીમ જવાબદાર છે અને તેના માટે તે અભ્યાસક્રમ વિકસાવવા માટે પૂરતો સમય છે.

ક્યારેક કાર્યો વારાફરતી ચાલે છે. આવશ્યકતા અથવા કાર્યક્ષમતાના હિતમાં આ થઈ શકે છે કાર્યો પૂર્ણ થયા પછી, તેમના કાર્ય ઉત્પાદનોને અનુગામી કાર્યમાં ઉપયોગમાં લેવાય છે. જવાબદારી માળખું ઉપરના ઉદાહરણ તરીકે કાર્ય કરે છે. અનુગામી કાર્યો પર કામ કરતા લોકો જવાબદાર રહે તે પહેલાંના કાર્યો પર કાર્યરત છે.

પ્રોજેક્ટ મેનેજર દ્વારા ટીમના સભ્યોને બતાવવામાં આવે છે કે કાર્યો કેવી રીતે એકબીજાની સાથે સંબંધ ધરાવે છે અને કેવી રીતે દરેક ટીમના સભ્યોને અન્ય ટીમના સભ્યોના લાભ માટે સારા કામ કરવાની જરૂર છે, પ્રોજેક્ટ મેનેજર એકબીજાને જવાબદાર બનાવવા માટે ટીમના સભ્યોને પ્રોત્સાહન આપે છે. જો એક ટીમ મેમ્બર કોઈ કાર્ય શરૂ ન કરી શકે ત્યાં સુધી અન્ય કોઈ ટીમના સભ્ય પહેલાંના કાર્યને સમાપ્ત કરી શકતા નથી, આશ્રિત ટીમ મેમ્બરની અન્ય ટીમના સભ્યની સફળતામાં નિહિત છે અને સમયસર અને ઉચ્ચ ગુણવત્તાની કામગીરી માટે તે ટીમ સભ્ય જવાબદાર છે.

03 ઍક્શન આઈટમ્સ પર પબ્લિક કમિટમેન્ટ્સ મેળવો

પ્રોજેક્ટ મેનેજર્સ વિવિધ કારણો માટે ટીમ મીટિંગ્સ ધરાવે છે. પ્રોજેક્ટનું પ્રગતિ કેવી રીતે થાય છે તેના આધારે આગામી પગલાં નક્કી કરવાનું એક કારણ છે. જ્યારે શક્ય હોય ત્યારે યોજનાઓ મુજબ યોજનાઓ કરવી જોઈએ, પરંતુ જ્યારે અનપેક્ષિત મુદ્દાઓ આવે છે, ત્યારે તેમને નિયંત્રિત કરવાની જરૂર છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજર ઘણા બધાની કાળજી લઈ શકે છે પરંતુ તમામ નહીં.

કોઈ બાબત જે કોઈ સમસ્યાને હાથ ધરવા માટે સંમત થાય છે, તે ટીમના સભ્ય, જે ક્રિયા આઇટમ લે છે તે જાહેર પ્રતિબદ્ધતા કરવી જોઈએ. પ્રતિબદ્ધતા કોઈ ઔપચારિક બાબત હોવી જોઇએ નહીં, પરંતુ પ્રત્યેકને ખબર હોવી જોઇએ કે શું અપેક્ષિત છે. જ્યારે કોઈ એક ક્રિયા આઇટમ સાથે સંમત થાય છે, ત્યારે પ્રોજેક્ટ મેનેજરને ચોકકસ શું કરવું તે કબજે કરવું જોઈએ અને તે ક્યારે પૂર્ણ કરવું જોઈએ.

ક્રિયા આઇટમ મીટિંગ નોટ્સ અથવા ક્રિયા આઇટમ્સ લોગમાં દસ્તાવેજીકૃત થવી જોઈએ. વિવિધ પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ફિલોસોફી આ અલગ રીતે કરે છે. કી ભવિષ્યમાં સંદર્ભ માટે ક્રિયા વસ્તુઓ લખી છે.

04 જાહેરમાં ક્રિયા વસ્તુઓ પર અનુસરો

ટીમના સભ્યો જ્યારે વચનબદ્ધતા કરે છે, ત્યારે સમગ્ર ટીમને તે પ્રતિબદ્ધતાઓ સફળ પરિપૂર્ણતા પર આધાર રાખવી જોઈએ. તે વચનો નીચે લખવાનું મહાન છે, પરંતુ જો કોઈ પણ ક્રિયા વસ્તુઓ પર ક્યારેય અનુસરે નહિં હોય, તો ટીમના સભ્યો માને છે કે તે જવાબદારીઓ વાંધો નહીં. કોઈએ જ્યારે પૂછ્યું કે તેઓ શું કરે છે ત્યારે તેઓ શા માટે અનુસરે છે?

જેમ જેમ જાહેરમાં વચનબદ્ધ કરવામાં આવે છે તેમ, પ્રોજેક્ટ મેનેજરને તે જવાબદારીઓ પર સાર્વજનિક રીતે અનુસરવું જોઈએ. આ લોકો તેમના શબ્દને વળગી રહેવાનું દબાણ કરે છે જાહેર શરમ એક શક્તિશાળી પ્રેરક છે.

શ્રેષ્ઠ ભાગ પ્રોજેક્ટ મેનેજર ખરાબ વ્યક્તિ હોવું જરૂરી નથી. એકવાર પ્રોજેક્ટ મેનેજરએ જવાબદારી વાતાવરણ ઊભું કર્યું છે, કોઈ એક ખરાબ વ્યક્તિ નથી કારણ કે દરેક વ્યક્તિ એકબીજાને જવાબદાર બનાવે છે. જ્યારે કોઈ વ્યક્તિ ખરાબ વ્યકિત છે ત્યારે તે પ્રતિબદ્ધતાની સાથે પાલન કરતી નથી.

પ્રોજેક્ટ મેનેજરની કોઈ જરૂર નથી કે જે આમાંથી અનુસરતું નથી. આ જૂથ ગતિશીલતા પરિસ્થિતિ કાળજી લેશે. પીઅરનું દબાણ સકારાત્મક ફેશનમાં કામ કરી શકે છે. પ્રોજેક્ટ મેનેજરને ક્રિયા આઇટમ પર ધ્યાન આપવાનું અને જવાબદાર વ્યક્તિને બોલવાની જરૂર છે. સમયે સમયે, પ્રોજેક્ટ મેનેજરને શા માટે એક પ્રતિબદ્ધતા મળી ન હતી તે અંગે પ્રોબિંગ પ્રશ્નો પૂછવાની જરૂર પડી શકે છે, પરંતુ સામાન્ય રીતે, જવાબદાર વ્યક્તિ ભૂલો, ખોટી ગણતરીઓ અથવા અવરોધો વિશે આગામી હશે અને મૂળ ક્રિયા આઇટમ પૂર્ણ કરવા માટે નવી પ્રતિબદ્ધતા કરશે અને સંભવતઃ કામગીરીમાં કોઈ પણ વિરામ માટે પ્રગટ કરવા.

05 ખરાબ પ્રદર્શનનું સામનો કરો

એક પ્રોજેક્ટ ટીમ મેમ્બરની નબળી કામગીરી એ એક મુદ્દો છે, જે પ્રોજેક્ટ મેનેજર ઝડપથી અને રાજદ્વારી રીતે કામ કરે છે . જો અન્ય પ્રોજેક્ટ ટીમના સભ્યો નબળા દેખાવ સહન કરે છે, તો તેમની પ્રેરણા ડૂબવું પડશે, અને તેમનું પ્રદર્શન શક્ય તેટલા પ્રમાણમાં ઘટશે. જો કે, પ્રોજેક્ટ મેનેજરો નબળા દેખાવકારોને કાપી નાખતા નથી જ્યારે તેઓ અપેક્ષાઓ પૂરી કરતા નથી. વસ્તુઓને ઝડપથી હેન્ડલિંગ અને માનવતાને સંભાળવા વચ્ચેનો તે સંતુલિત કાર્ય છે.

ખરાબ કામગીરી પોતે જ દૂર નથી તે લંબાવવાની મંજૂરી આપી શકાતી નથી, તેમ છતાં, એકવાર તેમના ધ્યાન પર લાવવામાં આવે તે પછી પ્રોજેક્ટ મેનેજરને તેમની વર્તણૂક સુધારવા માટે ગરીબ કલાકારોને સમય આપવો આવશ્યક છે.

06 જ્યારે જરૂરી હોય ત્યારે પર્ફોર્મન્સ ઇસ્યુઝને અમલમાં મૂકો

જો નબળા પ્રદર્શનને એક-એક-એક કામ ન કરતું હોય, તો પ્રોજેક્ટ મેનેજરને આ મુદ્દો ટીમ સભ્યના સુપરવાઇઝરને વધારી દેવો જોઈએ. જો તે નિષ્ફળ જાય, તો પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સરને પરિસ્થિતિમાં આગળ વધવાની જરૂર પડશે. એક-એક-એકને સંબોધન કરવું, સુપરવાઇઝરને વધારીને અને પ્રાયોજકને વધારીને, પ્રોજેક્ટ ટીમ સભ્ય દ્વારા નબળા પ્રદર્શનને નિયંત્રિત કરવાનો શ્રેષ્ઠ ક્રમ છે. એક પગલું છોડવાથી તે સંકળાયેલી અને આખરે કચરો સમય દૂર કરી શકે છે.

પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સરને કોઈ મુદ્દો લેતા પહેલાં, પ્રોજેક્ટ મેનેજર અન્ય તમામ વિકલ્પોને એક્ઝોસ્ટ થવું જોઈએ. નબળા દેખાવના કિસ્સામાં, આનો અર્થ એ કે પરિસ્થિતિને એક પછી એક સંબોધન કરવું અને પછી ટીમના સભ્યના સુપરવાઇઝરને અપીલ કરવી.

પ્રોજેક્ટ મેનેજર પ્રોજેક્ટ પ્રાયોજક સાથે ચોક્કસ હોવું જોઈએ કે પ્રોજેક્ટ મેનેજર પ્રોજેકટ સ્પોન્સર કરે તે વિશે શું સૂચવે છે. જો પ્રોજેક્ટ મેનેજર બીજા સભ્યના સલાહકારને સલાહ આપે તો પ્રોજેક્ટ મેનેજર કહેવું જોઈએ. જો પ્રોજેક્ટ મેનેજર ઇચ્છે કે ટીમ મેમ્બર બદલાઈ જાય, તો પ્રોજેક્ટ મેનેજરને આવા વિનંતી કરવી જોઈએ. પ્રોજેક્ટ સ્પોન્સરને દરેક વિકલ્પ અને વિકલ્પોની જરૂર છે.