કેવી રીતે તમારા કાગળ ગોઠવો માટે

મહત્વપૂર્ણ રેકોર્ડ્સને ઝડપથી અને સરળતાથી કેવી રીતે શોધવો

જ્યારે તમે તેમને જરૂર પડે ત્યારે જ તમારા મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજો વિશે વિચારવું લાગે છે. અને, ઘણી વખત, તમે તેમને જરૂર ન પડે ત્યારે તમે તેમને શોધી શકતા નથી કારણ કે તમારા મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજો અને / અથવા છેલ્લી વખતે તમને જરૂરી હોય તે માટે તમે સંગઠિત અને કેન્દ્રીત પ્રણાલી નથી, તો તમે તેને ફરીથી સમુદ્રમાં પાછો ફર્યો છો. તમારા હોમ ઑફિસના કાગળો તેને પાછું મૂકવાને બદલે જ્યાં તે સંકળાયેલ છે.

પરિચિત લાગે છે?

તમારા બધા જ મહત્વપૂર્ણ કાગળોને તમારા ઘરમાં ફેલાય છે, તમે તેમના માટે સમય અને ઊર્જા શોધશો. તમે પણ તેમને કેટલાક સંપૂર્ણપણે હારી જોખમ પર છો પરંતુ થોડા સરળ પગલાં સાથે, તમે આ સપ્તાહના એક કલાકમાં તમારા અગત્યના કાગળના દસ્તાવેજોને ગોઠવી શકો છો!

તમને એક નાના બે ડ્રોવર ફાઈલિંગ કેબિનેટ અથવા પોર્ટેબલ હેન્ગિંગ ફાઇલ બોક્સની જરૂર પડશે, મલ્ટી-રંગીન અટકી ફાઇલો (6 જુદા જુદા રંગો), મનિલા ત્રીજા કટ ટોપ ટેબ ફોલ્ડર્સ અને અગ્નિશામક સલામત (વૈકલ્પિક). અથવા તમે મોટી બાઈન્ડર અને ટૅબ ઇન્વેસ્ટર્સ ખરીદી શકો છો. એકવાર તમને માલ મળી જાય તે પછી તમે તમારા કાગળનું આયોજન કરવા માટે છ પગલાંઓ અનુસરો છો.

એક પગલું: તમારા બધા દસ્તાવેજો એકઠાં કરો

તમે તમારા બધા મહત્વના દસ્તાવેજો ગોઠવી શકો તે પહેલાં, તમારે તેમને સ્થિત કરવું આવશ્યક છે. આ ઘણી વખત કહેવામાં આવે તેવું સરળ છે.

તમારી હોમ ઓફિસ જેમ કે ટૂંકો જાંઘિયો અને તમારા ડેસ્ક અથવા ટેબલ પર સ્ટૅક્ડ પેપર તપાસો. તમારી રસોડાના કાઉન્ટરપૉપ્સ તેમજ રસોડાના ખાનાંવાળું અને બાસ્કેટમાં ક્લટરિંગ કાગળની હારમાળા તપાસો.

તમારા બેડરૂમના ડ્રેસર અને રાત્રિના સમયે જુઓ (તમે તેમને સવારે ધસારોમાં છોડી દીધું હોત અને તેમને વિશે ભૂલી ગયા હોત). છેલ્લું, પરંતુ ઓછામાં ઓછું નથી, મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજો માટે તમારા બટવો અથવા બ્રીફકેસને તપાસો કે જે તમે અકસ્માતમાં હજી પણ વહન કરી રહ્યા છો (ઓપ્સ).

પગલું બે: તમારા દસ્તાવેજોને વર્ગીકૃત કરો

સૌથી મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજો નીચેના છ વર્ગોમાંથી એકમાં આવે છે.

નીચે આપેલા તમામ દસ્તાવેજોને સૉર્ટ કરો:

• હોમ અને પ્રોપર્ટી રેકોર્ડ્સ - મોર્ટગેજ, પ્રોપર્ટી કાર્યો, હોમ રીકવરી પ્રોજેક્ટ્સ અને રિસિપ્ટ્સ, એપ્લિશન મેન્યુઅલ અને વોરન્ટીઝ, પ્રોપર્ટી ટેક્સની માહિતી, હોમ વીમા પોલિસી અને મેન્યુઅલ
• ઓટો રેકોર્ડ્સ - ટાઇટલ, જાળવણી રેકોર્ડ્સ, વીમા પૉલિસી અને માહિતી, લોનની માહિતી અને ચુકવણી રેકોર્ડ્સ
• આરોગ્યના રેકોર્ડ્સ - વીમા પૉલિસી, સ્વાસ્થ્ય વીમા લાભો માર્ગદર્શિકાઓ, તબીબી લાભોનું સમજૂતી, ડૉક્ટર બિલ્સ, પ્રિસ્ક્રિપ્શન યાદીઓ, લવચીક ખર્ચની માહિતી, તબીબી રસીદો, તબીબી નિર્દેશો, જીવન વીમા પૉલિસી
• નાણાકીય રેકોર્ડ્સ - બેંક સ્ટેટમેન્ટ્સ, ટેક્સ રિટર્ન, ટેક્સ કપાત રેકોર્ડ્સ, ઇન્વેસ્ટમેન્ટ રેકોર્ડ્સ, લોન રેકોર્ડ્સ, ક્રેડિટ કાર્ડ સ્ટેટમેંટો
• ઈલેક્ટ્રોનિક્સના રેકોર્ડ્સ - સેલ ફોન કોન્ટ્રેક્ટ્સ અને મેન્યુઅલ; કમ્પ્યુટર્સ, લેપટોપ્સ અને આઈપેડ્સ માટે વેચાણની રસીદો અને વૉરંટીઝ; કેબલ અને ઇન્ટરનેટ યોજનાઓ અને બિલ્સ; વાયરલેસ રાઉટર વેચાણની રસીદ અને મેન્યુઅલ
• વ્યક્તિગત રેકોર્ડ્સ - જન્મ પ્રમાણપત્રો, લગ્ન પ્રમાણપત્ર, છૂટાછેડા પ્રમાણપત્ર, કસ્ટડી પેપર્સ, સામાજિક સુરક્ષા માહિતી, રસીકરણના રેકોર્ડ્સ, પાસપોર્ટ, લશ્કરી સેવા રેકોર્ડ્સ, બાપ્તિસ્મા અને સમર્થન રેકોર્ડ્સ, વિલ્સ, અંતિમવિધિ યોજના અને દફનવિધિ સાઇટની માહિતી. જો તમારી પાસે પાલતુ હોય, તો તમે આ કેટેગરીમાં પશુરોગ અને રસીની માહિતી જેવા તેમના મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજોનો પણ સમાવેશ કરી શકો છો.

પગલું ત્રણ: તમારા મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજો શોધો

તમારા મોટા ભાગના દસ્તાવેજોને નિયમિત ફાઇલિંગ કેબિનેટ અથવા પોર્ટેબલ હેન્ગિંગ ફાઇલ બોક્સમાં સંગ્રહિત કરી શકાય છે. કેટલાક છે, જો કે, ખરેખર સલામતી ડિપોઝિટ બોક્સ જેવા ફાયરપ્રૂફ સલામત અથવા ઓફસાઇટ સ્ટોરેજ વિકલ્પમાં સંગ્રહ કરવો જોઈએ.

મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજો એવા દસ્તાવેજો છે કે જે બદલવા માટે ખૂબ જ મુશ્કેલ અથવા ખૂબ જ સમય માંગી હશે. તેમાં સંવેદનશીલ વ્યક્તિગત માહિતી હોઈ શકે છે જે વિરામ-ઇન અથવા લૂંટની ઘટનામાં ચેડા થઈ શકે છે આ ઘટનામાં, તમારા ઘરનો આગ અથવા પૂરથી નાશ કરવામાં આવ્યો હતો, તમે ઇચ્છો છો કે આ મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજો અકબંધ રહે.

મોટાભાગના લોકો માટે નીચેના દસ્તાવેજો મહત્વપૂર્ણ ગણવામાં આવશે: તમારા એજન્ટની સંપર્ક માહિતી, વિલ્સ, મિલકત કાર્યો, કાર ટાઇટલ્સ, તમારા પાસપોર્ટ અને કોઈપણ કરાર અથવા કરાર કે જેમાં તમારા મૂળ સહીની આવશ્યકતા છે તે સાથે સામાજિક સુરક્ષા માહિતી, જન્મ પ્રમાણપત્રો, વીમા પૉલિસી.

તમારા અગ્નિશામક સુરક્ષિત અથવા ઑફસાઇટ સ્ટોરેજ વિકલ્પમાં તમે મૂકાયેલા તમામ મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજોની મુખ્ય સૂચિ બનાવો.

પગલું ચાર: તમારા વૉલેટનું ડુપ્લિકેટ કરો

આપણામાંના મોટાભાગના દિવસો અમારા પાકીટમાં જટિલ માહિતી રાખે છે. શું તમે તમારા વૉલેટમાં છે તે બધું જાણો છો? જો તમારું વૉલેટ ખોવાઇ જાય કે ચોરાઇ જાય તો તમે શું કરશો?

તમારા ડ્રાયવર્સ લાયસન્સ, દાતા કાર્ડ, આરોગ્ય વીમા કાર્ડ (ઓ), જિમ કરિયાણાની દુકાન વફાદારી કાર્ડ્સ, વેરહાઉસ ક્લબો જેવી સભ્યપદ કાર્ડ અને, સૌથી અગત્યનું, તમામ ક્રેડિટ અને ડેબિટ કાર્ડ્સ (કૉપી ફ્રન્ટ અને બેક) ને નકલો બનાવો. આ નકલો તમારા અન્ય મહત્વપૂર્ણ કાગળ દસ્તાવેજો સાથે રાખો:

પાંચમું પગલું: સરળ ફાઈલિંગ સિસ્ટમ બનાવો

સરળ ફાઇલિંગ સિસ્ટમ, વધુ સંભાવના છે કે તમે તેનો ઉપયોગ સતત ધોરણે કરશો. દરેક મહત્વપૂર્ણ મહત્વપૂર્ણ દસ્તાવેજને લો અને તેને અટકી ફાઇલ રંગ આપો:

• હોમ અને પ્રોપર્ટી રેકોર્ડઝ
• ઓટો રેકોર્ડ્સ
• આરોગ્ય રેકોર્ડ્સ
• નાણાકીય રેકોર્ડ્સ
• ઇલેક્ટ્રોનિક રેકોર્ડ્સ
• વ્યક્તિગત રેકોર્ડ્સ

દરેક કેટેગરીમાં તમારી પાસેના દસ્તાવેજોની સંખ્યા માટે તમારી ફાઇલિંગ સિસ્ટમમાં ફાઇલો અટકી જવાની યોગ્ય સંખ્યા ઉમેરો

મનિલા ફોલ્ડર્સનો ઉપયોગ કરો અને દરેક કેટેગરીમાં દરેક વ્યક્તિગત દસ્તાવેજ માટે એક ફોલ્ડર બનાવો. ફોલ્ડર્સને યોગ્ય રંગીન અટકી ફાઇલ વિભાગમાં મૂકો.

જો તમે મોટા ત્રણ રીંગ બાઈન્ડર અને ટેબ દાખલ કરો છો, તો ઉપરોક્ત રેકોર્ડ નામો સાથે ટૅબ્સને લેબલ કરો, પેપર છિદ્ર બધા દસ્તાવેજોને પંચ બનાવો અને તેમને ગોઠવો. જો કાગળો કાગળ છિદ્ર છિદ્ર ન હોવા જોઈએ, કાગળ છિદ્ર એક ફોલ્ડર પંચ અને ફોલ્ડરમાં દસ્તાવેજો મૂકી.

હવે, જો પેપરવર્ક ફક્ત તમારી વસ્તુ નથી તો આ તમારા માટે મફતનું ક્ષણ હોઈ શકે છે. તમે આ બધા દસ્તાવેજોને સ્કેન કરી શકો છો, તેમને હાર્ડ ડ્રાઇવમાં સાચવી શકો છો, અને પછી તે બધાને કટ કરી શકો છો. પરંતુ તમારા પોતાના વિવેકબુદ્ધિનો ઉપયોગ કરો કારણ કે કેટલાક કાગળ સારી રીતે સાચવવામાં બાકી છે. તમારા શ્રેષ્ઠ નિર્ણયનો ઉપયોગ કરો

ચાલુ જાળવણી

હવે તમારા મહત્વપૂર્ણ કાગળો ગોઠવાય છે, તેમને સંગઠિત રાખો. દર મહિને જ્યારે તમે તમારા બિલ્સ ચૂકવો છો, તો તમારા ફાઇલિંગ સિસ્ટમના યોગ્ય વિભાગમાં કોઈપણ નવા દસ્તાવેજો દાખલ કરો. તે જ સમયે, મહિના દરમિયાન સિસ્ટમમાંથી તમે દૂર કરેલ કોઈપણ દસ્તાવેજો માટે જુઓ કે હજી પણ ફાઇલિંગ સિસ્ટમમાંથી બહાર આવી શકે છે. તેમને ફરીથી ફાઇલ કરો. વર્ષમાં ઓછામાં ઓછું બે વાર, તે જોવા માટે કે શું કોઇને શુદ્ધ કરી શકાય છે તે જોવા માટે તમારી ફાઇલિંગ સિસ્ટમના દસ્તાવેજોની સમીક્ષા કરો. અનુસરવા માટેનો એક સારો શેડ્યૂલ વર્ષનો પ્રથમ અને દરેક શાળા વર્ષના અંતે છે.

થોડા પ્રયત્નો સાથે, તમે તમારા અગત્યના કાગળ દસ્તાવેજોનું આયોજન કરીને લાંબા ગાળાના લાભો લગાવી શકો છો.

એલિઝાબેથ મેકગ્રારી દ્વારા સંપાદિત.