અથવા ગરીબ એક કાર્યાલય પર ટેલિફોનનો ઉપયોગ કરતી વખતે તમને અનુસરવાની કેટલીક ટીપ્સ અહીં છે:
- સ્વેલો ફર્સ્ટ
બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, ફોન કરીને અથવા ફોનનો જવાબ આપતા વખતે તમારા મોંને નિરંકુત હોવું જોઈએ. તમે સ્પષ્ટ રીતે બોલવા માટે સક્ષમ થાવ છો અને તે અશક્ય છે જો તમે ચાવવા અથવા ગળી રહ્યા છો - નામ અને ક્રમ કૃપા કરીને
જ્યારે તમને કાર્યાલય પર કૉલ પ્રાપ્ત થાય છે ત્યારે તમારે પોતાને અને તમારી કંપની અને વિભાગને જો લાગુ હોય તે ઓળખવા જોઈએ. જો કૉલર કંપનીના મુખ્ય રેખામાંથી તમને સ્થાનાંતરિત કરવામાં આવ્યા છે, તો તમે ફક્ત તમારું નામ અને વિભાગ જ કહી શકો છો. શરૂઆતમાં કોલનો જવાબ આપનાર વ્યક્તિ મોટે ભાગે કંપનીનું નામ આપ્યું હતું. જ્યારે તમે કૉલર છો, ત્યારે તમે જે વ્યક્તિ સુધી પહોંચવાનો પ્રયાસ કરી રહ્યા છો તે પૂછીને તે પહેલાં તમારી જાતને તે જ રીતે ઓળખાવો. - કુટેવ ખરેખર શું મેટર
હંમેશાં નમ્ર હોવું જોઈએ, અનુલક્ષીને લીટીના અન્ય ભાગ પર કોણ છે તમે રિસેપ્શનિસ્ટ અથવા કંપનીના પ્રમુખ સાથે વાત કરી રહ્યા હોવ, કૃપા કરી કૃપા કરીને કહો નહીં અને આભાર. હકીકત એ છે કે દરેક વ્યક્તિને માન આપવાનું પાત્ર છે તે સિવાય, જે વ્યક્તિ તમારી કૉલનો જવાબ આપે છે તે સુનિશ્ચિત કરી શકે છે કે તે યોગ્ય રીતે કાર્ય કરે છે
- ફોકસ: જ્યારે આપણે બધા મલ્ટિટાસ્ક (અથવા કરવાનો પ્રયાસ) કરવા માગીએ છીએ, જ્યારે તમે કૉલ પર હોવ ત્યારે અન્ય વસ્તુઓ તરફ વળ્યાં નથી. તમારે તમારા અવિભક્ત ધ્યાનથી વાત કરી રહેલી વ્યક્તિને આપવી જોઇએ. તમારું ઇમેઇલ, સામાજિક મીડિયા અને રમતો રાહ જોવી
- હવે પકડો
સૌ પ્રથમ, જ્યારે તમે ફોન પર હોવ ત્યારે તમારે અન્ય તમામ વાતચીતોને ટાળવી જોઈએ. રિયાલિટી કેટલીકવાર તેમાંથી પસાર થાય છે. તમારે કોઈ વ્યક્તિ સાથે વાત કરવી પડશે જે તમારી ઑફિસમાં અથવા કક્ષમાં આવે છે અથવા અન્ય કૉલ પસંદ કરે છે. તમારી જાતને માફ કરો અને પછી તમારા અન્ય વાતચીતને માત્ર થોડી સેકંડમાં મર્યાદિત કરો. અનિશ્ચિત રીતે પકડ પર રાહ જોવી કોઈને છોડશો નહીં જો તમે અન્ય બાબતોનો ઝડપથી કાળજી લઈ શકતા નથી, પરંતુ તે વ્યક્તિને તમે પકડતા બોલતા હોવાની જગ્યાએ તુરંત જ કાર્યવાહી કરવી જોઈએ, પૂછો કે તમે તેના માટે અનુકૂળ હોય તેવા સમયે પાછા કૉલ કરી શકો છો.
- તમારા કૉલરને સિસ્ટમમાં ખોવાઈ ન લો
એવી ઘણી વખત હોય છે જ્યારે તમે વ્યક્તિની બીજી લાઇન પર મદદ કરી શકશો નહીં અને તેને કોઈ વ્યક્તિને ટ્રાન્સફર કરવી પડશે જે જ્યારે તમે કરો, ખાતરી કરો કે તે જાણે છે કે તમે કોને સ્થાનાંતરિત કરી રહ્યાં છો અને શા માટે તેને જણાવો કે જો કોલ પસાર થતો નથી અથવા જો તમે તેને મોકલી રહ્યા હોવ તો ત્યાં ન હોય અથવા મદદ ન કરી શકે તો શું કરવું? - સંદેશા લઘુ અને સ્વીટ રાખો
જ્યારે તમે કોઈ માટે વૉઇસમેઇલ સંદેશ છોડો છો, ત્યારે તમારા નામ અને ફોન નંબરને જણાવીને ખાસ કરીને ધીમેથી અને સ્પષ્ટપણે બોલો. ઘણાં લોકો ખૂબ જ લાંબા અને વેગ ભંગ કરે છે, સંદેશાઓને ઝડપથી અને ઝડપથી સંબોધિત કરે છે, જેના અંતમાં પ્રાપ્તકર્તાઓને કોલ પરત કરવામાં અસમર્થ નહીં રહે. - એકવાર પૂરતી છે
જો તમે કોઈ સંદેશ છોડો છો અને તમે જે વ્યક્તિને છોડી દીધું હોય તો તે તમને તરત જ પાછો નહીં મળે, કારણ કે તે આ ક્ષણે ન કરી શકે. ફરીથી અને ફરીથી કૉલ કરવાની જરૂર નથી. જો તે દબાવી દેવાની બાબત છે, તો તમે બીજા દિવસે ફરીથી કૉલ કરવાનો પ્રયાસ કરી શકો છો અથવા ઇમેઇલ દ્વારા અનુસરણ કરી શકો છો કે જે તમે વૉઇસમેઇલ પણ છોડી દીધું છે. - પ્રથમ સાંભળો
ફોન કૉલ પરત કરતાં પહેલાં તમે તેની સંપૂર્ણતામાં પ્રાપ્ત કરેલ વૉઇસમેલને સાંભળો . તમે જાણી શકો છો કે તે પાછા કૉલ કરવા માટે પણ જરૂરી નથી (વાહ, સમય બચાવનાર શું છે) અથવા તમારે પ્રથમ કંઈક કાળજી લેવાની જરૂર છે. ઉદાહરણ તરીકે, કોલરને એવી માહિતીની જરૂર પડી શકે છે કે જ્યારે તમે તેના પર પાછા ફરો ત્યારે તૈયાર થઈ શકો છો.