લેખિત સંચાર
સૂચના પત્ર (એલઓઆઈ) એ લશ્કરી સંદેશા ફોર્મેટમાં એક ઔપચારિક જાહેરનામાં લખવામાં આવે છે જે ચોક્કસ મુદ્દાઓ મેળવવા પક્ષને સૂચિત કરે છે અને વિગત આપતા હોય છે કે પ્રેષક તેમને કેવી રીતે સંબોધશે. સામાન્ય રીતે કહીએ તો, વ્યવસાય સંચાર અને અંગત બાબતો સાથે સૂચનાનો પત્રોનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે; તેઓ કોઈ પણ વ્યક્તિ દ્વારા લગભગ કોઈપણ વિષય વિશે લખી શકાય છે.
જો કે, યુ.એસ. લશ્કરીમાં તેઓનો ઉપયોગ કદાચ બે રીતે થાય છે.
ઉદાહરણ તરીકે, એલઆઈઆઈ માટેની એક પદ્ધતિ એ વ્યક્તિના મૃત્યુની ઘટનામાં વસાહત માટેના વ્યક્તિના એસ્ટેટ તરીકેના નિર્દેશો છે. આ એક ઇચ્છા નથી, પરંતુ લોકોની કૉલ કરવા માટેની યાદી, કોલ મેળવવાના દસ્તાવેજો, અને અંતિમ સંસ્કાર માટે અંતિમ વ્યવસ્થા તરીકે વધુ ઉપયોગ કરી શકાય છે. તે ચોક્કસ અસ્કયામતો અને ફાળવણીની સૂચિ પણ કરી શકે છે.
સૂચનાના બીજા પ્રકારનો પત્ર - જે નીચે બતાવેલ છે - લશ્કરમાં સુધારાત્મક અથવા ઉપચારાત્મક સાધનો તરીકે ઉપયોગમાં લેવાય છે. ઉપરી અધિકારી અથવા વરિષ્ઠ ભરતીવાળા કર્મચારીઓ પાસેથી એક જુનિયર લશ્કરી સદસ્ય પાસેથી ઔપચારિક પરામર્શ સત્ર તરીકે સૌથી સામાન્ય એલઆઈઆઇનો વિચાર કરો. આ વિશિષ્ટ LOI માત્ર સદસ્યોને મળવી જોઈએ તેવા ધોરણોની સમીક્ષા કરશે નહીં, પરંતુ ઉણપના વિસ્તારમાં વધુ સારા પ્રદર્શન માટે ઉપાય આપવો જોઇએ. કદાચ આવશ્યક સ્તરે દેખાવ ન કરવાના પરિણામોને સમજવા માટે ઇચ્છિત પક્ષની સંપૂર્ણ આવશ્યકતા માટે અનુસરવાની ક્રિયાની યોજના ઉમેરવામાં આવી શકે છે.
સૂચનાનો નમૂના પત્ર
નીચે આપેલા નમૂનામાં, સૂચના પત્ર, પ્રાપ્તકર્તાને તેમનું કામ પ્રદર્શન સુધારવા માટે એક માર્ગ તરીકે લખવામાં આવ્યું છે, જેને "અસંતોષકારક" ગણવામાં આવે છે.
આ પત્ર પ્રાપ્તકર્તાના ભાગરૂપે અસંખ્ય નિષ્ફળતાઓની યાદીમાં જાય છે, અને તેને વધુ હાથ-લેખાવવાની સલાહ આપે છે, લેખિત: "તમારે તમારા વિભાગોના લક્ષ્યોને વ્યક્તિગત રીતે સેટ કરવા જોઈએ અને વ્યક્તિગત રીતે તેઓ મળ્યા છે તેની ચકાસણી કરો."
તે પછી કાર્યક્ષમતા વધારવા માટે જરૂરી પગલાંની યાદ અપાવે છે અને ઉત્તેજનાના શબ્દો સાથે બંધ થાય છે, જે સતત સહાયતા આપે છે અને નોંધે છે: "અમે તમારી સફળતાની ઇચ્છા અને જરૂર કરીએ છીએ."
સૂચનાનો નમૂનો પત્ર
પ્રતિ: કમાન્ડિંગ ઓફિસર, યુએસએસ નેવેર્સેલ (સીવી 11)
પ્રતિ: એલસીડી માઇક રોમેનૅજ, યુએસએન, 987-65-4321 / 1300
એવિએશન ઈંધણ અધિકારી, યુએસએસ નેવેર્સેલ (સીવી 11)
સુજ: સૂચના પત્ર
સંદર્ભ: (એ) મિલ્પારર્સમેન 1611-080
1. સૂચનાના આ પત્ર નેવર્સેલ બોર્ડ પર એવિએશન ઈંધણ વિભાગના અસંતોષકારક કામગીરીને સુધારવા માટે જરૂરી ચોક્કસ પગલાંની ચર્ચા કરવા સંદર્ભમાં જારી કરવામાં આવે છે.
2. એવિયેશન ફ્યુઅલના અધિકારી તરીકે બોર્ડ પરની તમારી જવાબદારીની ધારણા પ્રમાણે, તમે એવિયેશન ફ્યુઅલ ડિવીઝનમાં અનધિકૃત કાર્યવાહીને મંજૂરી આપી દીધી છે, જે 18 જુલાઈના રોજ ચાલી રહેલ પરિપક્વતા દરમિયાન જેપી -5 સ્ટોરેજ ટાંકી 8-39-02Jના માળખાકીય નુકસાનમાં પરિણમ્યું છે. સીવાય તમે યોગ્ય ઉડ્ડયન ફ્યુઅલ ડાયરેક્શન્સ સાથે જાતે પરિચિત થવામાં નિષ્ફળ ગયા હતા અને આમ તમે તમારા ડિવિઝનમાં કાર્યવાહીને ચકાસી શકતા નથી. તમે ખાતરી કરો કે તમામ નિર્દેશો જાળવવામાં આવી છે તે અપ-ટૂ-ડેટ પણ કરવામાં નિષ્ફળ રહ્યા. સામાન્ય રીતે, તમારા વિભાગના દિવસ-થી-દિવસની કામગીરી માટે તમારા સહાયક એવિએશન ઇંધણ અધિકારી પર તમે સંપૂર્ણપણે આધાર રાખ્યો હતો.
3. એવિયેશન ઇંધણ અધિકારી તરીકે અસરકારક રીતે કાર્ય કરવા માટે, તમારે તમારા વિભાગના દિવસ-થી-દિવસના પાસાંમાં વધુ સામેલ થવું જોઈએ.
ચોક્કસ કાર્યપદ્ધતિઓના પર્યાપ્ત અંગત જાણકારીને વિકસિત કર્યા વિના તમે તમારા સહાયકોના સલાહકારને સ્વીકારીને તમારા ઓફિસમાંથી સંચાલન કરી શકતા નથી. તમારે વ્યક્તિગત રીતે તમારા ડિવિઝનના લક્ષ્યાંકોને સેટ કરવા જોઈએ અને વ્યક્તિગત રીતે ચકાસવામાં આવશે કે તેઓ મળ્યા છે.
a. તમારે યુ.એસ.એસ. નેવર્સેલ પર લાગુ રહેલા દરેક એવિએશન ફ્યુઅલ ડાયરેક્ટીવની સમીક્ષા કરવી આવશ્યક છે. તમે ખાતરી કરો કે તમે નિર્દિષ્ટ કાર્યવાહીથી પરિચિત છો. નિયમિતની બાબતમાં, તમે વ્યક્તિગત રીતે ચકાસશો કે તમારું ડિવિઝન નિર્દિષ્ટ કાર્યવાહીથી વિમુખ થતું નથી જ્યાં સુધી ઉચ્ચ અધિકારી દ્વારા અધિકૃત નહીં હોય.
બી. આ જમાવટને સમાપ્ત કર્યા પછી તમે તમારા માટે ક્વોટાની વિનંતીઓ અને સીડબ્લ્યુઓ 2 જે.એસ. રગ્મેનને એવિયેશન ઇંધણ અધિકારીના અભ્યાસક્રમમાં હાજર કરવા માટે સુપરત કરશો.
4. આ પત્ર તમને એક ડિવિઝન અધિકારી તરીકે તમારી કામગીરીમાં ખામીઓ સુધારવામાં મદદ કરવા માટે રચવામાં આવ્યો છે. આદેશની સંપૂર્ણ સાંકળ શક્ય કોઈપણ રીતે તમને મદદ કરવા માટે ઉપલબ્ધ છે.
અમે માંગો છો અને તમારી સફળતા જરૂર છે.
DR પેપર
સૂચનાનો આ નમૂનો પત્રક જુનિયર અધિકારીને સીધો પ્રતિસાદ આપે છે જેમાં સ્વર અથવા અર્થમાં કોઈ ગ્રે વિસ્તારોમાં નથી. આ આદેશમાંના અન્ય વરિષ્ઠ અને વધુ અનુભવી સભ્યો દ્વારા તાત્કાલિક સહાય આપતા દસ્તાવેજીકિત પરામર્શ સત્રની લેખિત આવૃત્તિ પણ છે. આ આદેશમાં વધુ સારી રીતે જુનિયર અધિકારી બનાવવા અને ભવિષ્યમાં મિશનની ક્ષમતાની સંભવિત નુકશાન અટકાવવા માટે આ સંપૂર્ણ સાધન છે.