કેવી અસરકારક ઇમેઇલ્સ લખો

01 પ્રથમ, સંદેશ અને પ્રાપ્તકર્તા વિશે વિચારો

આગળ, પ્રાપ્તકર્તાના દૃષ્ટિકોણનો વિચાર કરો શું તે અથવા તેણીને કાર્યવાહી કરવાની અથવા તમારા સંદેશને સમજવાની જરૂર છે? જરૂરી (પરંતુ અતિશય નથી) પૃષ્ઠભૂમિ માહિતી આપો આ ચોક્કસ પ્રાપ્તકર્તા માટે યોગ્ય શિષ્ટાચાર પણ ધ્યાનમાં રાખો. ઇમોટિકન્સ અને સંક્ષિપ્ત શબ્દો, જેમ કે OMG અથવા LOL, નોકરીના કાર્યક્રમો અને મોટાભાગના વ્યવસાય ઇમેઇલ માટે યોગ્ય નથી.

02 વર્ણનાત્મક ઇમેઇલ વિષય લાઈન લખો

જ્યારે તમે કોઈ ઇમેઇલ લખો છો, "હાય" અથવા "વર્ક-અ-ઘરે નોકરી" જેવા વિષય પંક્તિમાં કંઈક અસ્પષ્ટ નથી લખો અથવા તેને ખાલી છોડો નહીં. આ પ્રકારની વિષયવાળી લાઇન સાથેની ઇમેઇલ્સ પ્રાપ્તકર્તાના સ્પામ બૉક્સમાં સમાપ્ત થવાની અથવા ફક્ત અવગણના કરવાની સારી તક છે. જો તમે નોકરી માટે અરજી કરી રહ્યા હો, તો વિષયના વાક્યમાં પોઝિશનનું નામ મૂકો. જો ઇમેઇલ એક સાથી છે, તો તમારા વિષયની પંક્તિને ટૂંકા શબ્દસમૂહ બનાવો કે જેનો હેતુ સંદેશનો હેતુ છે. વર્ણનાત્મક વિષયની પંક્તિ લખવા માટેનો બીજો લાભ એ છે કે જો તમને તે પછીથી શોધવાની જરૂર હોય તો તમારા ઇનબોક્સમાં શોધવાનું સરળ બનશે. "પ્રશ્ન" જેવી ઇમેઇલ લાઇન સાથે કંઈક મદદરૂપ થશે નહીં, છતાં.

03 પ્રાપ્તકર્તાને યોગ્ય રીતે શુભેચ્છા આપો

જો તમે તમારા પ્રાપ્તકર્તાનું નામ જાણતા હોવ પરંતુ તેને વ્યક્તિગત રીતે ઓળખતા ન હોવ તો, ટાઇટલનો ઉપયોગ કરીને નમસ્કાર કરો, દા.ત. ડિયર શ્રીમતી બ્રુનેલી ("શ્રીમતી" અથવા "મિસ" યોગ્ય છે કે કેમ તે અનિશ્ચિત હોય ત્યારે સ્ત્રીઓ માટે "મિશ્રી" નો ઉપયોગ કરો.) જો તમને લિંગ વિશે અનિશ્ચિતતા હોય, તો ફક્ત પ્રથમ અને છેલ્લા નામનો ઉપયોગ કરો, એટલે કે પ્રિય ક્રિસ સ્મિથ. જો તમે વ્યક્તિનું નામ જાણતા ન હોવ, તો તમારું ઇમેઇલ શુભેચ્છા નહી અથવા સરળ શુભેચ્છા, દા.ત. હેલો, શુભેચ્છાઓ, પ્રિય વ્યવસ્થાપક, વગેરે.

જો ઇમેઇલ કોઈ સહકાર્યકરો અથવા કોઈ અન્ય વ્યક્તિને તમે જાણતા હોવ તો, તે નામનો ઉપયોગ કરો કે જેનો ઉપયોગ તમે વ્યક્તિમાં અથવા ફોન પર કરશો.

04 યોગ્ય વ્યાકરણ અને વિરામચિહ્નનો ઉપયોગ કરો

ઇમેઇલમાં યોગ્ય વ્યાકરણનો ઉપયોગ કરવો તે ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. સભાનપણે અથવા અર્ધજાગૃતપણે, વાચકો વ્યાકરણ ભૂલો માટે પ્રેષકોને દંડ કરે છે.

• રન-ઑન રેકિન્સ - જ્યારે તમે કોઈ ઇમેઇલ લખો છો, ત્યારે સમયને અવગણો નહીં. તે નાનો વિરામ વાચકોને શબ્દોની અર્થમાં લેવાનો સમય આપે છે. ટૂંકા વાક્યો આ નાના વિરામ માટે વધુ પરવાનગી આપે છે. લાંબા વાક્યોને તોડવો, જ્યારે તેઓ તકનીકી રીતે રન-ઓન વાક્યો ન હોય.
• અલ્પવિરામ - ખૂબ થોડા અથવા ઘણા બધા અલ્પવિરામ ગૂંચવણમાં મૂકે છે. કોમા યોગ્ય રીતે ઉપયોગ કરવાનું શીખો
• વિષય-ક્રિયા કરાર - આ પ્રકારની ભૂલ સાથેની વાતોમાં સારી વાતચીત કુશળતા ધરાવતા ઉમેદવારો ઇચ્છતા નોકરીદાતાઓ માટે લાલ ફ્લેગ છે. વિષય-ક્રિયા કરાર માટેનાં નિયમોની સમીક્ષા કરો.

05 જોડણી અને મૂડીકરણ તપાસો

એક જોડણી ચેકરનો ઉપયોગ કરો, પરંતુ તેના પર આધાર રાખશો નહીં. એક જોડણી પરીક્ષક "તેઓ" માટે "ધ" અથવા "ત્યાં" માટે "તેમની" નથી પકડી કરશે અને આ પ્રકારની ભૂલ બેદરકારી સૂચવે છે. ટેક્સ્ટિંગ સંક્ષિપ્ત શબ્દોનો ઉપયોગ કરશો નહીં જેમ કે "તમે" માટે "તમે" અથવા "થો" માટે "જોકે."

યોગ્ય કૅપિટલાઇઝેશનનો ઉપયોગ કરો. મોટાભાગના લોકો સજાની શરૂઆત અને યોગ્ય સંજ્ઞાઓની શરૂઆત કરવા માટે જાણે છે, પરંતુ ઘણા ઇમેઇલ્સમાં આવું કરવા માટે નિષ્ફળ જાય છે. બતાવશો કે તમે શિફ્ટ કી દબાવવા માટે સેકન્ડના તે અતિરિક્ત અપૂર્ણાંકને લેવાનું વાંધો નથી. પ્રશ્નની બીજી બાજુએ, ઘણા બધા મૂડી અક્ષરો રીડર વિચલિત કરી શકો છો તમામ કેપ્સમાં શબ્દસમૂહો લખવાનું ટાળો (જે ઘણાને વ્યક્તિમાં ચીસોના સમકક્ષ તરીકે અર્થઘટન કરે છે) અને સાથે સાથે, ભાર માટે, શબ્દોના પ્રથમ અક્ષર જે વાક્યની શરૂઆતમાં નથી અથવા યોગ્ય સંજ્ઞાઓ નથી.

06 ઇમેઇલમાં સરળ ફોર્મેટિંગનો ઉપયોગ કરો

યાદ રાખો કે ઇમેઇલ પ્રોગ્રામ્સ બધા જુદા રીતે પ્રદર્શિત કરે છે. જે તમારી સ્ક્રીન પર સંપૂર્ણપણે ગોઠવાયેલી છે તે બીજા કોઈની સાથે મળીને ચાલે છે. આ કારણોસર, એક ઇમેઇલમાં, એક રિઝ્યૂમે અથવા કવર લેટર જેવા, ખૂબ ફોર્મેટવાળા વર્ડ-પ્રોસેસિંગ દસ્તાવેજને પેસ્ટ કરવાનું ટાળો. સાદા ટેક્સ્ટ ફોર્મેટમાં લખેલા દસ્તાવેજોનો ઉપયોગ કરો.

ફકરા ટૂંકા કરો અવધિઓની જેમ, ફકરા તોડે રીડરનું આંખ આરામ આપે છે સેલ ફોન પરના કોઇને ઇમેઇલ વાંચવાથી ટૂંકા ફકરામાંથી ફાયદો થશે. પરંતુ હજુ પણ ફકરાઓ સંબંધિત મૂળભૂત નિયમોનું પાલન કરવા માટે સાવચેત રહો.

07 સંક્ષિપ્ત રહો

બિંદુઓને દફનાવી દઈએ તે ઇમેઇલ્સિંગ ઇશ્યૂ કરી અને આખરે ભૂલી ગયા. અથવા ખરાબ, તેઓ ગેરસમજ થઈ શકે છે. સંક્ષિપ્ત ભાષાનો ઉપયોગ કરીને તમારા હેતુને સ્પષ્ટ કરો.

• વચનબદ્ધતા દૂર કરો - સક્રિય ક્રિયાપદો દ્વારા લખો. "જેક મને સ્વરૂપો મોકલ્યો છે" સક્રિય ક્રિયાપદનો ઉપયોગ કરે છે "ફોર્મ્સ મને જેક દ્વારા મોકલવામાં આવ્યા હતા" નિષ્ક્રિય છે. નિષ્ક્રિય ફોર્મ ફક્ત થોડા વધુ શબ્દોનો ઉપયોગ કરે છે, પરંતુ તે ઉમેરે છે તે કરતાં વધુ, તે વાચકો તેમના માથા માં વિચારો ફરીથી ગોઠવવા માટે જરૂરી છે
• બિંદુ પર વળાંક - અપ્રાસંગિક માહિતી અથવા વિચારો ઉમેરવા માટે લાલચનો પ્રતિકાર કરો. અન્ય ઇમેઇલ માટે આ સાચવો
• બુલેટ પોઇન્ટ્સનો ઉપયોગ કરો - આ તમારા રીડરને શું મહત્વપૂર્ણ છે તે લેવા માટે વિઝ્યુઅલ કડીઓનો ઉપયોગ કરવાની મંજૂરી આપે છે. પરંતુ બુલેટ્સ કેવી રીતે દર્શાવશે તે અંગે શંકા હોય તો બુલેટ્સ બનાવવા માટે ફૂદડી અથવા હાયફન્સનો ઉપયોગ કરો.

08 સાઈન ઇમેઇલ યોગ્ય

જો તમારા ઇમેઇલ પ્રમાણભૂત હસ્તાક્ષર પર ડિફૉલ્ટ હોય, તો ખાતરી કરો કે તમે જે ઇમેઇલ મોકલી રહ્યા છો તે ચોક્કસ છે. રાજકીય નિવેદનો અથવા તમારા બાળકોનાં નામો અને યુગ સાથેના હસ્તાક્ષરો અંગત ઇમેઇલ માટે દંડ છે, પરંતુ કાર્ય માટે ઓછી વ્યક્તિગત સહીનો ઉપયોગ કરો. તમારી નોકરી અને તમારા એમ્પ્લોયર પર આધાર રાખીને, તમે હજી પણ ક્વોટ સાથે તમારા ઇમેઇલ સહીને વ્યક્તિગત કરી શકો છો. બિન-વિવાદાસ્પદ કંઈક પસંદ કરો જો તમે નોકરી વિશે પૂછપરછ કરી રહ્યા હોવ તો કોઈ પણ અવતરણ અથવા વધારાની વ્યક્તિગતકરણ વિના યોગ્ય સંપર્ક માહિતી આપવા માટે તમારા હસ્તાક્ષરનો ઉપયોગ કરો.

09 હિટિંગ મોકલે તે પહેલાં ફરીથી વાંચો / પુન: વિચાર

મોકલવાને દબાવો તે પહેલાં જોડણી અને વિરામચિહ્ન ભૂલો માટે તપાસો જો તમને નોકરી એપ્લિકેશન માટે કોઈ ઇમેઇલમાં કોઈ ભૂલ મળે છે, તો તેને ઠીક કરો અને મોકલો દબાવો તે પહેલાં તેને ફરી ભરો. પણ સામગ્રી માટે ફરીથી વાંચો જો તમારું ઇમેઇલ લાંબા હોય, તો તેને વધુ સંક્ષિપ્ત બનાવવા માટેની રીતો વિશે વિચારો. અને જો તમારું ઇમેઇલ વિવાદાસ્પદ છે અથવા ગુસ્સામાં લખેલું છે, તો મોકલશો નહીં મોકલો થોડાં કલાકો અથવા એક દિવસ પછી પાછા આવો અને જો તમે હજુ પણ તેને મોકલવા માંગો છો.

આ ઇમેઇલ મોકલતા પહેલા ઘણું કરવાનું સંભળાય છે, પણ જો તમે અસરકારક ઇમેલ મોકલી રહ્યાં છો અને વધુ અસરકારક રીતે તમારા ઇમેઇલનું આયોજન કરી રહ્યાં છો, તો તમે વાસ્તવમાં વધુ સમય ઓછો નહીં મેળવશો.