આર્મી એડમિનિસ્ટ્રેટિવ સ્પેશિયાલિસ્ટ (42 એલ) જોબનું વર્ણન
મુખ્ય ફરજો
વહીવટીય નિષ્ણાત, વહીવટી, કારકુની અને ટાઈપિંગ ફરજોનું સંચાલન કરે છે અથવા તેનું સંચાલન કરે છે. કુશળતાના દરેક સ્તર પર એમઓએસ 42 એલ માટેની ફરજો છે:
(1) કૌશલ્ય સ્તર 1 . ડ્રાફ્ટ અને અંતિમ નકલમાં લશ્કરી અને બિન-સંવેદનશીલ પત્રવ્યવહારનો પ્રકાર. પત્રવ્યવહાર તૈયાર કરવા માં ઇંગલિશ રચના અને વ્યાકરણ મૂળભૂત સિદ્ધાંતોનો ઉપયોગ કરે છે. સ્રોત દસ્તાવેજો વિરુદ્ધ ટાઇપ દસ્તાવેજોનો પુરાવો. સમીક્ષા, પ્રમાણીકરણ, અથવા અન્ય સ્વભાવ માટે અંતિમ ઉત્પાદન ભેગા કરે છે. રવાનગી માટે રજિસ્ટર્ડ અથવા પ્રમાણિત મેઇલ તૈયાર કરે છે. ખુલે છે, પ્રકારની, માર્ગો, અને આવનારા પત્રવ્યવહાર અને સંદેશા પહોંચાડે છે. સસ્પેન્સ નિયંત્રણ દસ્તાવેજો તૈયાર કરે છે અને રહસ્યમય ફાઇલો જાળવી રાખે છે. રજિસ્ટર્ડ અને સર્ટિફાઇડ મેઈલ માટેના રસીદની ચકાસણી અને સાઇન અપ કરે છે. આઉટગોઇંગ પત્રવ્યવહાર અને સંદેશા તારીખો અને મોકલે છે. માર્કસ દીઠ વિધેયાત્મક ફાઇલો તૈયાર અને જાળવી રાખે છે પ્રકાશનો પ્રાપ્ત કરે છે, પ્રકાશન લાઇબ્રેરી સ્થાપિત કરે છે અને તેનું સંચાલન કરે છે. જરૂરીયાતો અને શેરો ખાલી સ્વરૂપો
(2) કૌશલ સ્તર 2 . કુશળતા પહેલાના સ્તર પર બતાવવામાં આવતી ટાઇપિંગ અને કારકુની ફરજો કરે છે અને ટાઈપર્સ અને કારકુની કર્મચારીને વહીવટી બાબતો પર તકનીકી માર્ગદર્શન પૂરું પાડે છે. ફોર્મેટ, સામગ્રી, અને અધિકૃત સંક્ષિપ્ત શબ્દોનો ઉપયોગ કરવા માટેનો પુરાવો પત્રવ્યવહાર સ્ટાફની પૂછપરછોના જવાબો અને વહીવટી અને કારકુની બાબતો પર કર્મચારીઓને સલાહ આપે છે. સેટ્સ અપ અને લોગો, રોસ્ટર, સ્થિતિ બોર્ડ, ચાર્ટ, આલેખ, અને viewgraphs જાળવવા. નિયમિત પત્રવ્યવહાર કંપોઝ કરે છે
(3) કૌશલ્ય સ્તર 3 . વહીવટી કાર્યોનું પ્રદર્શન દેખરેખ રાખે છે. રીલીઝ અને રિલીઝ કરવા પહેલાં પત્રવ્યવહાર, હસ્તાક્ષર માટે સબમિશન, અથવા અન્ય સ્વભાવ. પત્રવ્યવહારનું યોગ્ય ફાઇલિંગ સુનિશ્ચિત કરવા માટે ફાઇલોની સામયિક સમીક્ષા કરે છે. પુનઃઉત્પાદન કરવા માટે પ્રજનન સુવિધાઓ અને સમીક્ષા આઇટમ્સનો ઉપયોગ નિયંત્રિત કરે છે. પ્રકાશનો અને ફોર્મ્સ વહીવટ અને કાર્યાલયની વહીવટી કાર્યવાહીનો સમાવેશ કરવા માટે કાર્યાલયની યોજનાઓ અને આયોજન કરે છે. ઓફિસ એસઓપી, જોબ વર્ણન અને નિર્દેશો લખે છે, ઑફિસ સાધનો, પુરવઠા અને જગ્યા માટેની જરૂરિયાતો નક્કી કરે છે. ઓફિસની યોજનાઓનું આયોજન ઓફિસ સાધનો માટે આવશ્યકતાઓ, મેળવે છે, ઇન્વેન્ટરી, અને સંકેતો હાથ રસીદો. અન્ય સંસ્થાકીય તત્વો અને સ્ટાફ વિભાગો સાથે વહીવટી પ્રવૃત્તિઓનું સંકલન કરે છે. મેલ વિતરણ માર્ગો અને યોજનાઓ સ્થાપિત કરે છે અને સંદેશાવાહકો દ્વારા વિતરણના પિકઅપ માટે ગોઠવે છે. વર્ગીકૃત દસ્તાવેજોના કસ્ટોડિયન તરીકે સેવા આપે છે. વર્ગીકૃત દસ્તાવેજો માટે, લોગ, ઇન્વેન્ટરીઝ, ફાઇલો અને સુરક્ષા માટેના રસીદો. વિનાશ અથવા અન્ય સ્વભાવ માટે દસ્તાવેજો તૈયાર કરે છે વર્ગીકરણની માત્રાના આધારે દસ્તાવેજોની યોગ્ય જવાબદારી સુનિશ્ચિત કરે છે.
(4) કૌશલ્ય સ્તર 4 . વહીવટી કાર્યોની દેખરેખ રાખે છે અને ડિવિઝન, તુલનાત્મક, અથવા ઉચ્ચ સ્તરના મથક પર કૌશલ્યના પૂર્વવર્તી સ્તર પર ફરજો કરે છે. સહકર્મચારીઓ અને સહાયક એકમોને તકનીકી તાલીમ અને સૂચનો પૂરા પાડે છે.
(5) કૌશલ્ય સ્તર 5 . વિભાગીય, તુલનાત્મક અથવા ઉચ્ચ સ્તરના મથકમાં વહીવટી અથવા સમાન તત્વમાં વહીવટી કાર્યોનું પ્રદર્શન દેખરેખ રાખે છે. નીચલા એકમોની તપાસ કરે છે અને ખામીઓ દૂર કરવા અથવા વહીવટી કામગીરીના સુધારા માટે ભલામણો બનાવે છે.
એમઓએસ પ્રારંભિક પુરસ્કાર માટે શારીરિક માંગણી રેટિંગ અને યોગ્યતાઓ વહીવટી નિષ્ણાતો નીચેની લાયકાત ધરાવે છે:
- (1) માધ્યમની શારીરિક માગણી રેટીંગ ,
(2) ભૌતિક રૂપરેખા, 323222
(3) અભિરુચિ વિસ્તાર સીએલના 95 ના ઓછામાં ઓછા સ્કોર .
(4) દર મિનિટે 25 જેટલી ચોખ્ખી શબ્દની લઘુત્તમ ગતિએ ટાઇપ કરવાની ક્ષમતા.
(5) ઔપચારિક તાલીમ (યુ.એસ. આર્મી એડજ્યુટન્ટ જનરલ સ્કૂલના આશ્રય હેઠળ અથવા તેની નીચે સંચાલિત એમઓએસ 42 એલ કોર્સ માટેના અભ્યાસક્રમની પૂર્ણતા) ફરજિયાત છે.
- (1) E3 - એક્ઝિક્યુટીવ એડમિનિસ્ટ્રેટિવ આસિસ્ટન્ટ (એસએસજી દ્વારા એસપીસી).
(2) ઇ 4 - અટેચ એડમિનિસ્ટ્રેટિવ સપોર્ટ.
(3) એફ 4 - ટપાલ નિરીક્ષક
(4) એફ 5 - ટપાલ ઓપરેશન્સ.
(5) P5 માસ્ટર ફિટનેસ ટ્રેનર,
(6) 2 એસ - યુદ્ધ સ્ટાફ ઓપરેશન્સ (કુશળતા સ્તર 3 અને ઉપર).
(7) 4 એ - પુન: વર્ગીકરણ તાલીમ
આર્મી પેમ્ફલેટ 611-21 થી તારવેલી માહિતી